Neue Ordneransicht in Project Online

imageProject Online Kunden werden sich bestimmt schon gewundert haben, Microsoft stellt gerade die Project Online Tenants um, dadurch erhalten die alt verstaubten Dokumentenbibliotheken einen neuen Look und bietet Ihnen neue Möglichkeiten die Produktivität zu steigern. Sie können nun direkt Meta-Informationen zu einem Dokument schneller bearbeiten, sich eigene Ansicht erstellen und diese Ihren Teammitgliedern zur Verfügung stellen und Berichte im oberen Bereich der Website anheften, um dadurch die Aufmerksamkeit zu verbessern. In diesem Blog-Post, möchte ich Ihnen einen kleinen Einblick in die neuen Features geben.

Hinweis: Die Darstellung der Dokumentenbibliothek ist ausschließlich nur in Project Online möglich. Project Server 2016 besitzt in der RTM Version nur die alte Form der Dokumentenbibliotheken.

Um Informationen zu einem Dokument schnell einzusehen oder eventuell zu ändern, markieren Sie einfach das entsprechende Dokument und klicken Sie auf der rechten Seite auf den Informationsbutton. Ihnen werden dann alle Dokumenteninformationen und das Dokument in der Miniaturanischt angeszeigt.

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Das Anheften von Berichten ist meiner Meinung nach ein wirklich gutes Feature. Denn hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Berichte in einer Art Schnellzugriff innerhalb der Bibliothek zu nutzen. Anheften können Sie die Dokumente relativ einfach, indem Sie in der Zeile des Dokumentes auf die Menüpunkte klicken. Klicken Sie danach in dem sich öffnenden Kontextmenü auf die Option “Oben anheften”.

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Nun kommt noch die Frage, wie Sie Einstellungen für die  Dokumentenbibliothek ändern können. Bisher befand sich hierfür innerhalb des Ribbenmenü ein Button, wer allerdings hier in der Dokumentenbibliothek sucht, wird nicht fündig werden. Um die Einstellungen wie in der vorherigen Version zu ändern, klicken Sie in der rechten, oberen Ecke auf das Zahnrad. Wählen Sie innerhalb des Kontextmenü den Eintrag “Bibliothekeinstellungen”.

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Hier können Sie nun wie gewohnt Ihre Einstellungen ändern.

Hinweis: Sollten Sie versuchen den Bericht “Projektübersichts-Dashboard.xlsx” mit dem Internet Explorer 12 zu öffnen, wird dies nicht funktionieren. Der Bericht benutzt PowerView und hierfür muss der Browser SilverLight unterstützen. Da SilverLight aber nicht vom IE 11 unterstützt wird, kann der Bericht nicht genutzt werden.

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Teil 2 – Project- Online Ressourcenengagement

In meinem ersten Artikel habe ich Ihnen ein Beispiel für eine Engpassplanung beschrieben und wir haben innerhalb eines Projektplan eine Engpassressource innerhalb eines Projektes verplant. Nun müssen wird diese Ressource bei einem Ressourcenmanager anfordern. Nachdem Sie den Ressourcenantrag ausgefüllt haben, verfärbt sich das Icon in der Informationsspalte zwar grau – was aber nicht bedeutet, dass die Ressource nun beantragt wurde. Dies wirkt zunächst etwas trügerisch, denn der Projektleiter könnte an dieser Stelle annehmen, dass die Ressource angefordert wurde. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt in das Ressourcen-Center innerhalb von Project Online oder Project Server 2016 wechseln, werden Sie feststellen, dass auch hier noch keine Anforderung vorliegt. Gehen Sie nun wie folgt vor.

Wechseln Sie in die neue Ansicht “Ressourcenplan” von Project für Office 365 oder Project Professional 2016. Klicken Sie dann auf die Registerkarte “Einsätze”. Klicken Sie dann auf die Option “Senden” und wählen Sie dann innerhalb des Kontextmenüs den Eintrag “Ausgewählter Einsatz senden”. aus.

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Hinweis: Ihr Projektplan muss zu diesem Zeitpunkt veröffentlicht sein. Ansonsten steht die Option Ihnen nicht zur Verfügung.

Nachdem Sie die Ressource nun bei Ihrem Ressourcenmanager angefordert haben, erhalten Sie in der Zeile “Einsatzstatus” den Hinweis “Vorgesehen” angezeigt.

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Nun wollen wir uns die Anforderung innerhalb des Ressourcenmanagement auf dem Project Server 2016 bzw. Project Online einmal anschauen. Wechseln Sie hierzu als Ressourcenmanager auf die PWA-Seite Ihres Project Online bzw. Project Server 2016. Klicken Sie nun auf der linken Seite den Link “Ressourcen”, wählen Sie dann innerhalb des Ressourcencenter Ihre Ressource aus. In meinem Beispiel “Bob Baumeister”. Klicken Sie dann innerhalb der Ribbon auf den Button “Ressourcenanforderungen”. Ihnen wird hier die Ressourcenanforderung angezeigt.

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Um eine genaue Ansicht zu erhalten, welche Kapazität Bob der Baumeister überhaupt noch besitzt, klicken Sie nun in der Ribbon auf den Button “Kapazitätsplanung”. Wählen Sie hier auf der linken Seite unter Ansichten die Ansicht “Kapazitäts- und Einsatzwärme” aus. Sie sehen nun die Verfügbarkeit der Ressource. Sie können die Arbeitseinheiten (Stunden, Tage, ect) und die Zeitskala anpassen. Ebenfalls können Sie die vorgesehenen Buchungen prüfen.

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Nachdem Sie nun die Auslastung überprüft haben, können wir die Ressource für den Einsatz freigeben. Klicken Sie hierfür wieder auf den Button “Ressourcenanforderungen”. Wählen Sie dann die entsprechende Ressource innerhalb des Ressourcencenter und klicken Sie dann auf den Button “Genehmigen”.

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Hinweis: Sie haben hier natürlich auch die Möglichkeit, den Antrag abzulehnen oder eventuelle andere Ressource aus Ihrem Ressourcenpool vorzuschlagen.

Geben Sie nun bei Bedarf noch einen Kommentar ein und und klicken Sie danach auf “Ok”. Die Ressource wird nun für den Projektplan freigegeben und innerhalb des Ressourcencenter als “Zugesichert” angezeigt.

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Prüfen wir nun noch, wie sich die Genehmigung der Ressourcenanforderung innerhalb von Project für Office 365 bzw. Project Professional 2016 ausübt. Öffnen Sie nun den Project Client. Wechseln Sie in die Ansicht “Ressourcenplan”. Auch hier können Sie erkennen, dass die Ressource nun für die Verwendung des entsprechenden Zeitraums Ihnen zur Verfügung steht.

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Eine Anmerkung noch zum Schluss dieses Artikels. In diesem Beispiel wird der Ressource “Bob Baumeister” natürlich auch schon in der PWA angezeigt, dass er zu einer neuen Aufgabe (Task) zugeteilt wurde. Da ich die Ressource am Anfang schon einem Arbeitspaket zugeteilt habe. Sollten Sie wünschen, dass die Ressource zum Zeitpunkt der Aushandlung noch keine Information erhalten soll, dann müssen Sie vor der Veröffentlichung der Ressource noch keinem Arbeitspaket zuordnen , sondern erst nach der Freigabe des Ressourcenmanager.

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Teil 1 – Project- Online Ressourcenengagement

Eigentlich hätte ich diesen Blog-Artikel schon viel früher schreiben, den in Project Online steht diese Feature schon seit einiger Zeit zur Verfügung – OnPremise Kunden werden nur in der Server Version 2016 das vergnügen haben es nutzen zu können. In den folgenden zwei Blog-Artikeln möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick geben, welchen Nutzen Sie von diesem Feature erhalten.

Microsoft gibt Ihnen mit dem neuen Feature die Möglichkeit, schneller in Ihrer Organisation auf Engpassressourcen zu reagieren, um Überlastungen dieser schneller zu erkennen. Dadurch habe Sie die Möglichkeit einen Forecast in Hinsicht der Ressourcenkapazitätsplanung zu erhalten, um dann Projekte zu priorisieren oder eventuell abzulehnen.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass dieses neue Feature nichts mit der bisherigen Ressourcenplanung zutun hat und die bisherige Arbeitsweise mit den Ressourcen innerhalb von Project Online bzw. Project Server 2016 keiner Änderung unterliegen. Bei dem neuen Feature handelt es sich aussschließlich um Meta-Information, die zu einer Ressource zusätzlich gepflegt werden.

Der erste Schritt innerhalb der Projektorganisation ist es, eine Engpassressource festzulegen. Was versteht man eigentlich unter einer Engpassressource? Gehen wir davon aus, Sie haben einen großen Sandhaufen vor Ihrem Haus. Da Sie den Sand im Garten benötigen, haben Sie nur die Möglichkeit den Sand mit Schubkarren zu transportieren. Sie selber sind derjenige, der am Sandhaufen steht und Sie haben zzgl. 3 Freunde, die Ihnen helfen wollen. Diese erhalten alle eine Schubkarre. Genau hier liegt nun die Fragestellung wer die Engpassressource in Ihrem Projekt ist? Sind Sie dass? Weil wenn Sie nicht schaufeln können, können die anderen nicht mit der Schubkarre fahren. Oder sind es Ihre Freunde, denn wenn Sie nicht da sind, können Sie keinen Sand fahren. Eine Art Fragestellung, was war zuerst da, das Huhn oder das Ei. Aber in meinem Beispiel benenne ich mich als Engpass, denn nach aller Wahrscheinlichkeit, könnte ich auch noch mit zwei Schubkarren die Arbeit erledigen. Nun ist dies nur auf ein Projekt gemünzt. Sollte ich aber in einer Projektorganisation immer zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein, wäre ich in diesem Fall der Engpass in der Organisation. Sollten Sie nun eine Engpassressource identifiziert haben, können Sie diese im Ressourcenpool als solche markieren.

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Hinwies: Sollten Sie das Feature in Project Online nutzen wollen, so müssen Sie erst das Feature aktiviert haben. Hierzu müssen Sie als Administrator angemeldet sein. In Project Server 2016 steht Ihnen das Feature direkt zur Verfügung.

Sollte nun ein Projektleiter eine Engpassressource in seinem Projektplan zuordnen, erhält er innerhalb der Infospalte den Hinweis, dass er die Ressource erst anfordern muss, bevor er dies einer Aufgabe zuteilen kann.

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Hierzu kann er dann auf den neuen Button “Einsatz hinzufügen” unter der Rubrik “Ressource” klicken.

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Nun können Sie die Informationen zu “Einsatz” hinzufügen, um dann bei Ihrem Ressourcenmanager zu beantragen. Klicken Sie hierzu auf das Drop-Down-Feld und wählen Sie Ihre Ressource aus. In meinem Beispiel “Bob Baumeister”,  Geben Sie eine Beschreibung ein und vergeben Sie einen Anfang und einen Endtermin an dem Sie die Ressource benötigen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit die Ressource nach einer bestimmten Maßeinheit 100% (8h Stunden am Tag) oder einer bestimmten Arbeitsleistung in Hinsicht der Dauer. Sollten Sie Bob Baumeister hier für eine Arbeitsleistung von 10 Stunden in einer Woche benötigen, können Sie dies hier eingeben. Danach können Sie noch einen persönlichen Hinweis für den Ressourcenmanager eintragen. Klicken Sie danach auf “OK”.

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In meinem nächsten Artikel werden nun die Ressourcenanforderungen an den entsprechenden Ressourcenmanager einsenden und innerhalb von Project Online bzw. Project Server 2016 die Anforderung bearbeiten.

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Project Server 2013–TempDB auf mehrere HDD verteilen

Auch beim Project Server 2013 kommt es immer wieder vor, dass sich Kunden über die Performance-Probleme beschweren. Ein Grund kann sein, dass bei der Erstellung des Konzeptes die Struktur der TempDB nicht berücksichtigt wurden. Eine grobe Richtlinie besagt, pro physikalischen Core, 1 File für die TempDB. Wie Sie diese Anlegen, werde ich Ihnen in diesem Beitrag beschreiben.

Prüfen Sie als erstes die aktuelle Einstellungen Ihrer TempDB auf dem SQL-Server. Melden Sie sich hierzu auf dem SQL-Server an. Öffnen Sie das SQL-Management Studio und klicken Sie im oberen Bereich auf die Option “Neue Abfrage”. Geben Sie nun den folgenden Befehl ein:

USE tempdb
GO
EXEC sp_helpfile
GO

Nun erhalten Sie die aktuelle Einstellung der TemDB.

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Was uns auffällt ist, die aktuelle Größe und der AutoGrowth Wert sind nicht ganz optimal. Der Wert für den mdf-File sollte eine Größe von 250MB besitzen und einen automatischen Wachstum von 50MB besitzen und die ldf-Datei sollte eine Größe von 1024MB und ein Wachstum von 64MB erhalten. Dadurch kann die SQL-Server Performance verbessert werden. Geben Sie hierzu den folgenden Befehl ein:

USE master;
GO
ALTER DATABASE tempdb
MODIFY FILE
(
NAME = tempdev,
FILENAME = ‚E:\MSSQL11.MSSQLSERVER\MSSQL\DATA\tempdb.mdf‘,
SIZE = 250MB,
MAXSIZE = UNLIMITED,
FILEGROWTH = 50MB
);

ALTER DATABASE tempdb
MODIFY FILE
(
NAME = templog,
FILENAME = ‚E:\MSSQL11.MSSQLSERVER\MSSQL\DATA\templog.ldf‘,
SIZE = 1024MB,
MAXSIZE = UNLIMITED,
FILEGROWTH = 64MB

);
GO

Die erfolgreiche Durchführung wird Ihnen mit der folgenden Ausgabe angezeigt.

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Achtung: Sollten Sie die Einstellungen auf ein anderes Laufwerk ändern wollen, können Sie dies ebenfalls mit dem Befehl durchführen. Sie können nach dem Neustart die alten Files löschen.

Nachdem wir nun die Größe der mdf- und ldf-Datei geändert haben, können wir weitere Files der TempDB zuordnen. Als grobe Richtlinie zählt, pro zugeordneter CPU ein File. Achten Sie darauf, dass die HDD Performance ausgelegt sind. Optimalerweise RAID 10. In meiner Demoumgebung teilen wir bedingt meiner Demo-Umgebung nur einen File als Erweiterung dem Laufwerk F:\ zu. Geben Sie hierzu den folgenden Befehl ein.

USE MASTER

GO

ALTER DATABASE tempdb

ADD FILE

(
NAME = tempdev1,
FILENAME = ‚T:\TempDB\tempdb2.ndf‘,
SIZE = 250MB,
MAXSIZE = UNLIMITED,
F
ILEGROWTH = 50MB
);

GO

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Achtung: Sollten Sie weitere Files hinzufügen wollen, so ergänzen Sie das Skript. Ebenfalls müssen Sie darauf achten, dass auf dem entsprechenden Laufwerk (Bsp.: F:\) die Ordnerstruktur existiert. 

Öffnen Sie nun den SQL Configuration Manager. Gehen Sie auf den SQL-Server-Dienst und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü die Option “Eigenschaften”. Klicken Sie auf die Registerkarte “Startparameter”. Geben Sie nun den Wert –T1117 ein. Klicken Sie anschließend auf “Hinzufügen”. Damit werden Anforderungen gleichmäßig verteilt.

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Danach sollte die Einstellung wie folgt aussehen.

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Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den SQL-Server Dienst. Wählen Sie im Kontext-Menü die Option “Neu Start”. Melden Sie sich danach erneut am Management Studio an. Klicken Sie im oberen Bereich auf die Option “Neue Abfrage” und geben Sie erneut den folgenden Befehl ein. Kontrollieren Sie, ob die Einstellungen richtig übernommen wurden.

USE tempdb
GO
EXEC sp_helpfile
GO

Das Ergebnis sollte nun wie folgt aussehen.

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Project für Office 365–Arbeitspakete mit Spezialdauer

Innerhalb vom Project Client können Sie einem Vorgang eine fortlaufende Dauer zuweisen. Dadurch wird die Aufgabe von Microsoft Project ohne eine Unterbrechung angelegt und geht von einer benötigten Arbeitszeit auf Grundlage eines 24 –Stunden-Tages und einer 7  Tage Woche aus. Somit wird der Samstag und der Sontag automatisch zum Arbeitstag umgewandelt. Hierzu einmal ein Beispiel. Die Aufgabe Kundenbetreuung (Normal) wurde im normalen Format 10 Tagen angelegt. Die Aufgabe Kundenbetreuung (Spezial) wurde ebenfalls mit 10 Tagen angelegt. Allerdings wurde hierbei das Format fTage benutzt. Wie zu erkennen ist, wird Task 1 mit einer gesamten Laufzeit von 12 Tagen angezeigt, da das Wochenende als Arbeitszeit gilt. Das Arbeitspaket 2 wird genau mit 10 Tagen angezeigt, da alle Tage standardmäßig inkl. dem Wochenende als Arbeitszeit umgewandelt werden.

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Um die Spezialdauer anzuwenden, gehen Sie wie folgt vor. Markieren Sie das Feld “Dauer”. Tragen Sie danach das Kürzel “f” mit dem entsprechenden Zeitraum ein. Sollte die Dauer schon eingetragen sein, so markieren Sie die Zeile Dauer und setzen Sie das “f” in der Bearbeitungszeile voran. Als Formatierung können Sie folgende Werte nutzen:

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Installation des Windows Azure Active Directory Modul

In meinem letzten Beitrag haben wir das Microsoft Azure PowerShell Modul auf Ihrem Windows 10 Rechner bereitgestellt. Nun werden wir das Modul Azure Active Directory Modul bereitstellen, mit dem Sie alle Administrationsaufgaben durchführen können. Wo liegt der Unterschied zwischen dem Modul “Azure PowerShell” und dem Modul “Windows Azure Directory-Modul für Windows PowerShell”? Nun, das eine Modul wird ausschließlich für die Verbindung zu Azure und der Verwaltung benötigt. Das Modul Windows Azure Directory-Modul für Windows PowerShell” wird für die Verwaltung von Office 365 und zum Beispiel Exchange-Online benötigt.

Um das Modul zu installieren, benötigen Sie ebenfalls den “Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten”. Diesen können Sie hier herunterladen. Wählen Sie die gewünschte Sprache sowie im Anschluss die entsprechende Version (32 – 64 Bit) aus. Klicken Sie anschließend auf “Next”.

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Laden Sie nun die Datei herunter oder installieren Sie die Datei direkt aus dem Internet. Lesen Sie die Lizenzbestimmungen aufmerksam durch. Sollten Sie mit diesen einverstanden sein, so bestätigen Sie diese und klicken Sie anschließend auf “Installieren”.

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Die Bereitstellung nimmt nur einen kurzen Augenblick in Anspruch. Nach der erfolgreichen Bereitstellung sollte das Fenster wie folgt aussehen. Klicken Sie auch den Button “Fertig stellen”.

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Installieren Sie nun das “Windows Azure Directory-Modul für Windows PowerShell”. Laden Sie das Modul hier herunter. Starten Sie anschließend die Setup. Klicken Sie im Willkommensassistenten auf “Weiter”.

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Lesen Sie nun die Lizenzbestimmungen aufmerksam durch. Sollten Sie mit diesen einverstanden sein, so klicken markieren Sie bitte die entsprechende Option und klicken Sie dann auf “Weiter”.

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Geben Sie bei Bedarf einen gesonderten Installationspfad ein. In meinem Beispiel belasse ich den Standard. Klicken Sie danach auf “Weiter”.

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Danach erfolgt die Installation. Klicken Sie danach auf “Finish”.

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Achtung: Sollte die folgende Fehlermeldung erscheinen, so lesen Sie bitte diesen Blog-Artikel von mir (Link).

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Öffnen Sie die Windows Azure Active Directory PowerShell. Geben Sie hierzu den Namen im Suchfeld ein oder öffnen Sie diese über “Alle Apps”. Kontrollieren Sie, ob Sie sich an Office 365 anmelden können. Geben Sie hierzu den folgenden Befehle ein:

  • $credential =  Get-Credential (Hiernach müssen Sie Ihr Benutzernamen und das Kennwort eingeben). 
  • $session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid -Credential $credential -Authentication Basic –AllowRedirection
  • Import-PSSession $session

Die Anmeldung sollte nun wie folgt an  Office 365 funktionieren.

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Aktivieren von Wunderlist in Office 365 Outlook und Outlook.com

Im Juni 2015 kaufte Microsoft die Firma 6Wunderkinder, eine Start-Up aus Berlin für mehr als $100.000.000. Bekannt war diese Firme für das App Wunderlist, was zum damaligen Zeitpunkt schon mehr als 13.000.000 User besaß und auf allen Plattformen genutzt werden konnte. Viele Project-Online Usern wird aufgefallen sein, dass Microsoft kurz danach auch schon die Roadmap von Microsoft Project geändert hat und anstatt Microsoft Project Standard für den Einsatz von kleinen Projekten mit einer geringeren Komplexität nun Wunderlist erscheint.

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Sie können Wunderlist nun auch innerhalb Ihres Office 365 Tenant nutzen und können so auch die Vielseitigkeit von Wunderlist in Outlook nutzen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor. Melden Sie sich an Ihrem Office 365 Tenant an. Klicken Sie auf das Menü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Kachel “Store”.

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Geben Sie in der Suche den Namen “Wunderlist” ein. Ihnen werden nun zwei Apps für die Installation angeboten. KLicken Sie auf das App “Wunderlist für Outlook”.  Das App “Wunderlist Connector” ist für die Synchronisation von Wunderlist und Groups.

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Klicken Sie nun auf den Button “Hinzufügen”.

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Das App aus dem Store wird nun Ihrem Account hinzugefügt. Ebenfalls werden Ihnen noch einmal die aktuellen Informationen zu dem App angezeigt. Klicken Sie nun auf “Installieren”.

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Wenn die Bereitstellung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird Ihnen dies mit einer separaten Information angezeigt. Klicken Sie auf “OK” und schließen Sie das Fenster.

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Wunderlist wird Ihnen nun in der App-Übersicht angezeigt.

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Wechseln Sie nun wieder in Ihr Outlook im Browser. Klicken Sie auf eine E-Mail. Ihnen wird nun im Header-Bereich der E-Mail das Wunderlist-App angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie die Möglichkeit die E-Mail in Wunderlist zu bearbeiten.

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Hinweis: Sollten Sie Outlook aus Office 365 nutzen, wird automatisch das App auch in dem Client bereitgestellt. Sollten Sie Fragen bzgl. Wunderlist, Planner oder Project Online haben, so schreiben Sie mich einfach an. 

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