Teil 3 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

Nachdem wir nun in dem letzten Artikel die Wichtigkeit bei der Bemessung des Fertigungsgrad eines Projekts gelernt haben, werden wir uns nun der Ertragswertanalyse widmen. Einer der wichtigsten Kennzahlen in der Ertragswertanalyse ist wie schon oben beschrieben der PV (Plan Value) oder auch Budgeted Cost for Work Scheduled (BSWS) genannt. Dieser erfasst alle Planaufwände innerhalb eines Projektes vor dem Projektstart und wird beim Start des Arbeitspaketes zu 100% der Kennzahl zu gebucht. Dem PV werden die Actual Cost (AC) oder auch Actual Cost of Work Performed (ACWP) gegenübergesetzt. Wie sie erkennen, werden diese homogen auf die Dauer des Arbeitspaketes verteilt. Als dritten Wert haben wir den EV (Earned Value) oder auch Budget Cost of Work Scheduled (BCWP). Das Besondere am EV ist, dass der EV erst bei einer 100%‘en Fertigstellung, in Höhe des PV die Arbeitspakte zu gebucht wird.

Ich habe in meinem folgenden Beispiel zwei Arbeitspakete in einer Zeitskala von einem Jahr erstellt. In der Zeile Start und Ende wird das geplante Start- und Enddatum eingetragen. Nachdem das Arbteitspaket gestartet wurde, werden die geplanten Aufwände zu 100% dem Monat zu gebucht, an dem das Paket gestartet wurde. In der Zeile PVcum werden dann die Werte kumuliert. Ebenfalls wird beim Start des Arbeitspaketes das aktuelle Datum in die Zeile Ist-Start-Datum zu dem dazugehörigen Monat eingetragen. Die Ist-Aufwände habe ich dann dementsprechend der Höhe in der Zeile Ist-Aufwände homogen eingetragen. Die Spalte Ist-Aufwändecum berechnet die Gesamtaufwände. Sobald ein Arbeitspaket abgeschlossen wurde, wird das Datum in der IST-Ende eingetragen und in der Zeile Ertragswert der volle Betrag der des PV eingetragen. Wie Sie bei Arbeitspaket A erkennen können, habe ich das Arbeitspaket einen Monat zu spät abgeschlossen. Aus diesem Grund wurde in der Zeile Ertragswert der Planwert erst einen Monat später gebucht. Im Gegensatz dazu wurde das Arbeitspaket B pünktlich abgeschlossen und der Wert wurde wie geplant im Dezember gebucht.

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Hieraus ergibt sich dann die folgende Darstellung in einem Diagramm. Die grüne Linie repräsentiert den PVcum über den gesamten Projektverlauf. Die orange Line zeigt meine aktuellen Kosten innerhalb meines Projektes. Wie Sie sehen, lief das Projekt nicht gerade optimal, da wir mehr Kostenverursacht haben als geplant und die graue Linie zeigt meinen Ertragswert innerhalb meines Projektes. An diesem ist zu erkennen, dass bis einschließlich Mai keine Arbeitspakete fertigstellt wurden und erst im Juni die erste Rückmeldung erfolgte. Natürlich treffen sich zum Ende des Projektes die Linie Ertragswertcum und PVcum sobald alle Arbeitspakete beendet wurden.

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PowerShell Modul–AzureADPreview V2 bereitstellen

Um die neusten Features innerhalb von Office 365 und Azure testen zu können, benötigen Sie für alle Produkte eigentlich immer die neusten PowerShell-Module. Diese können relativ einfach mit dem PowerShell Befehl “Install-Module –Name” bereitgestellt werden. Allerdings ist dies beim aktuellen PowerShell Modul für AzureADPreview nicht ganz so einfach. Sollten Sie versuchen mit dem Befehl “Install-Module –Name AzureADPreview” die Installation vorzunehmen, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung:

“PackageManagement\Install-Package : A command with name ‚Add-AzureADApplicationOwner‘ is already available on this system. This module ‚AzureADPreview‘ may override the
existing commands. If you still want to install this module ‚AzureADPreview‘, use -AllowClobber parameter.”

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Um erfolgreich das Modul “AzureADPreview” zu installieren, gehen Sie wie folgt vor. Öffnen Sie die PowerShell oder die PowerShell ISE als Administrator. Laden Sie dann das PowerShell AzureADPreview Modul lokal herunter. Legen Sie hierzu einen Ordner auf Ihrer Festplatte an. In meinem Beispiel “C:\PSModule”.

Hinweis: Alternativ können Sie das Modul auch direkt in das Modulverzeichnis der PowerShell herunterladen. Der Pfad wäre dann: “C:\Program Files\WindowsPower Shell\Modules\”.

Geben Sie danach den folgenden Befehl ein, um das Module herunterzuladen: “Save-Module -Name AzureADPreview -Path c:\PSModule”.

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Schließen Sie nun die PowerShell bzw. die PowerShell ISE. Öffnen Sie den Explorer und wechseln Sie in den  Download-Ordner. Kopieren Sie den Ordner “AzureADPreview” in das Verzeichnis “C:\ProgramFiles\WindowsPowerShell\Modules\”.

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Öffnen Sie erneut die PowerShell oder PowerShell ISE als Administrator. Geben Sie dann den Befehl “Install-Module –Name AzureADPreview” für die Installation des Moduls ein. Die erfolgreiche Installation sollte nun wie folgt aussehen. 

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Laden Sie das Modul. Geben Sie hierzu den Befehl: “Import-Module -Name AzureADPreview” ein und prüfen Sie mit dem Befehl “Get-Module” ob das Module ordnungsgemäß geladen wurde. Wie Sie nun erkennen, wird das Modul wie gewünscht geladen.

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Verbinden Sie sich jetzt mit Ihrem Azure-Tenant. Geben Sie den Befehl “Connect-AzureAD” ein.  Nun öffnet sich die Eingabeaufforderung für den Benutzernamen und das Kennwort. Geben Sie beides ein. Sie werden nun verbunden.

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Teil 2 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

Heute fangen wir nun mit den Grundlagen an. Gehen wir davon aus, Sie wollen ein Projekt planen. Sie haben die zu erbringenden Leistungen in Arbeitspakete strukturiert, haben die dazugehörigen Abhängigkeiten gesetzt und das Ganze noch in verschiedene Phasen unterteilt. Gleichzeitig haben Sie sich noch Gedanken darübergemacht, welche Ressource zum richtige Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung stehen kann. Dann haben Sie schon einmal einen sauberen Grundstein für Ihr Projekt gelegt. Eine saubere Planung ist schon einmal für den Projektleiter die halbe Miete. Denn somit können Sie alle weiteren Arbeiten leichter durchführen.

Gelernt und Gemerkt: Je granularer Sie ein Projekt planen, desto besser können Sie das Projekt steuern. Dies ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Durchführung der Ertragswertanalyse.

Geht man nun von der reinen Lehre aus, ist hierzu ein Projektstrukturplan nötig aus dem dann eine entsprechende Arbeitspaketbeschreibung und darauf folgend der Netzplan zum Beispiel in Form eines Gantt-Diagramms erstellt wird. Wichtig herbei ist, dass Sie die Plankosten mit in die Projektplanung aufnehmen. Hierdurch erhalten Sie nämlich Ihre erste Kennzahl, die Plankosten (Plankosten/PV). Im späteren Projektverlauf können Sie dann die Plankosten mit den IST-Projektkosten vergleichen. Ebenfalls muss es möglich sein, die geplanten Werte (Dauer, Aufwände und Plankosten) zu speichern, um an unterschiedlichen Punkten innerhalb des Projektverlaufes wieder heranziehen zu können.

Gelernt und gemerkt! Hier kommt schon die erste Besonderheit bei der Durchführung der Ertragswertanalyse mit Microsoft Project. Microsoft Project ermöglicht es nur die Kosten aufgrund der zugeteilten Ressourcen mit deren Stundensätze zu ermitteln. Dadurch muss eine saubere Ressourcenplanung in Microsoft Project inkl. den zugrundeliegenden Stundensätzen erfolgen!

Grundlagen der Fertigungsmessung

Eines der größten Fehler innerhalb des Projektmanagements ist die Berechnung des angeblichen Fertigstellungsgrades in einem Projekt. Ich möchte an dieser Stelle ein kurzes Beispiel geben. Gehen wir davon aus, Sie besitzen ein Arbeitspaket welches eine geplante Dauer von 10 Tagen und einen geplanten Aufwand von 80 Stunden besitzt. Nun sind auf dem Arbeitspaket schon 70 Stunden gebucht wurden. Viele Projektleiter rechnen nun 70 / 80 * 100, was uns die Auskunft der Erkenntnis geben würde, dass wir zu 87,5% fertig sind! Ist dies so? Gehen wir zunächst einmal auf die Gewinnung des Fertigstellungsgrades eines Arbeitspaketes ein. Was wollen wir mit der oben genannten Rechnung erreichen? Eigentlich möchte ich als Projektleiter die Information erhalten, sind wir innerhalb der geplanten Aufwände in Hinsicht der geplanten Dauer eines Projektes. Was wir also als erstes benötigen, ist ein Indikator, ob die erbrachten Aufwände innerhalb des Arbeitspaketes im Einklang zu den erbrachten Zielen stehen. Um diese Information zu erhalten, benötigten wir als erstes ein Verständnis über den Unterschied zwischen Fertigstellungsgrad (FG) eines Arbeitspaketes und dem Bemessungsgrad (BG). Was ist nun der Bemessungsgrad eines Arbeitspaketes? Um den Bemessungsgrad zu erhalten, benötigen wir eine weitere Information zum Beispiel aus dem Projektqualitätsmanagement. Die Frage die hier beantwortet werden sollte – sind die erbrachten 70 Stunden auch qualitativ erfüllt worden oder braucht eine Ressource eventuell mehr- oder weniger Aufwände, um das geplante Ziel zu erreichen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Abnahmen in die Projektplanung einzubinden und natürlich viel wichtiger – diese auch durchzuführen. Jetzt gibt es in der Praxis allerdings einige Probleme mit der Bewertung. Nämlich – wie bewerte ich den Bemessungsgrad? In der Theorie findet man hierzu einige Ansätze. Die erste Methode ist die 50/50 Regelung. Hierbei wird ein geplantes Arbeitspaket mit 0% bewertet, ein angefangenes Arbeitspaket erhält die Wertung 50% und ein abgeschlossenes Arbeitspaket 100%. Weiterhin findet man die 0/100 Methode. In dieser werden geplante Arbeitspakete mit 0% bewertet. Weitere Bemessungsgrade gibt es nicht und nur ein abgeschlossenes Arbeitspaket erhält die 100%. Als letzte Methode gibt es die relative Methode, in dieser der ständige Bemessungsgrad (FG) überprüft wird. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, wichtig ist zu verstehen, dass es einen Unterschied zwischen Bemessungsgrad (BG) und Fertigungsgrad (FG) gibt und beide Werte innerhalb des Projektes gepflegt werden müssen.

Nun können Sie aus den beiden Kennzahlen (BG und FG) den Aufwandertragsgrad (AWEG) des Arbeitspaketes ermitteln. Wen wir aus unserem oben genannten Beispiel von einem FG von 50% ausgehen, erhalten wir einen AWEG von 0,58 (50/87,5). Genau diese Kennzahl ist nun unser erster Steuerparameter. Ist der Wert <100 haben wir innerhalb des Arbeitspaketes ein Problem, ist der Wert >= 100, können wir uns als Projektleiter entspannt zurücklehnen, denn das Arbeitspaket hat kein Problem.

clip_image002Wie verhält sich diese Erkenntnis auf die Bewertung des gesamten Fertigungsstellungsgrades eines Projektes? Wie schon am Anfang beschrieben, reicht es nicht aus, die Summe der gesamten Planaufwände (PV) durch die Summe des gesamten Bemessungsgrades (BG) zu dividieren. Um den tatsächlichen Fertigungsgrad zu ermitteln, ist es wichtig, die Dauer der einzelnen Arbeitspakete in Hinsicht an den kompletten Aufwand eines Projektes zu gewichten. Sollte ein Projekt einen gesamten Aufwand von 350 Arbeitstagen (PT) haben, trägt ein Arbeitspaket mit 100 (PT) mehr zur Erfüllung des Projektes bei, als ein Arbeitspaket mit 25 Tagen. In meinem Beispiel (Abbildung 1) habe ich einmal ein Projekt mit 5 Arbeitspaketen geplant. Dadurch, da die kleineren Arbeitspakete schon einen Fertigungsgrad von 100 Prozent besitzen, ist der Gesamt-Fertigungsgrad (komplett) auch relativ hoch bei 70%. Der Gesamt-Fertigstellungsgrad(Gewichtet) liegt aber nur bei 37%, da hier die Gewichtung der einzelnen Arbeitspakete mit deren Aufwand mit Anteil an dem Projektgesamtplanwert betrachtet wurde. Somit hat das Projekt unter der Berücksichtigung der Gewichtung der einzelnen Arbeitspakete einen Gesamt-Fertigstellungsgrad von 37%.

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Project Online Projektanzahl wurde erhöht

Bisher war es von Microsoft nur empfohlen bis zu 5000 Projekte innerhalb einer PWA zu speichern. Leider sind gerade größere Organisationen immer wieder mit dieser Einschränkung an Ihre Grenzen gestoßen. Nun hat Microsoft die Anzahl der zulässigen Projekte innerhalb einer PWA auf 30.000 erhöht. Ebenfalls wurde die Performance für den Zugriff über die OData-Schnittstellen erneut optimiert.

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Bechtle Competence Day 2017

imageNach einem Jahr Abstinenz bin ich dieses Jahr wieder auf den C-Days vom 05 – 06.04.2017  bei der Bechtle AG in Neckarsulm mit dabei. Diesmal mit dem Thema “Projekte optimal unterstützen durch Office 365, Planer und Project Online”. Erleben Sie in diesem Expertenvortrag, wie Sie mit Office 365, Planer und Project Online die Zusammenarbeit und Kommunikation in verteilten Projektorganisationen optimieren können

Mein Vortag beginnt an beiden Tagen um 13:15 Uhr. Den Raum entnehmen Sie bitte den entsprechenden Informationen.  Anmelden können Sie sich hier. Ich freue mich auf ihren Besuch.

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Office 365 Teams lebt

Seit dem 14.03.2017 können Unternehmen die einen Office 365 Tenant mit den Lizenzen Office 365 Business Premium, Essentials, E1, E3 sowie E5 das neue Produkt nutzen. Sollten Sie Teams schon in der Preview-Phase getestet haben, so sind für Sie zur Nutzung erstmal keine weiteren Schritte erforderlich. Der einzige Unterschied ist, dass Sie direkt Office 365 Teams über das Menü in Office 365 erreichen können anstatt über damalige Teams-Website zu gehen. Sollten Sie noch keine ersten Gehversuche mit Teams probiert haben, so möchte ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag eine kurze Anleitung geben, wie Sie Teams aktiveren können.

Melden Sie sich an Ihrem Office 365 als Administrator an. Öffnen Sie das Menü und wechseln Sie auf die Administrationsseite von Office 365. Öffnen Sie nun die Option Einstellungen und klicken Sie auf “Service & add-Ins”.  Klicken Sie danach auf die Option “Microsoft Teams”.

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In dem sich rechts öffnenden Menü, können Sie nun die Einstellungen für Office 365 Teams vornehmen. Ich möchte kurz auf die Einstellungen eingehen. In der Preview-Phase konnte die Nutzung von Teams über die Einstellung vorgenommen werden. Grundsätzlich ist es aber so, dass die Zuweisung der Erlaubnis für die Nutzung von Teams über die entsprechende Lizenz-Zuweisung erfolgen wird. Aus diesem Grund kann es sein, wenn Sie diese Option abgeschaltet haben und dem entsprechenden User eine Lizenz zugeteilt haben, dennoch ist die Kachel zu sehen. Es ist davon auszugehen, dass die Option in naher Zukunft entfernt wird und die Nutzung von Teams nur noch über die entsprechende Lizenz-Zuweisung funktionieren wird.      

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Allgemein

Unter den allgemeinen Einstellungen können Sie erlauben, dass der User einmal das Organigramm in den persönlichen Einstellungen dargestellt wird und dass Empfänger, die kein Office 365 Teams haben entsprechende Nachrichten über Skype for Business erhalten können.

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Teams und Kanäle

Bisher gibt es hier nur die Information, dass Sie das Gruppen Dashboard nutzen können, um Gruppe zu erstellen und zu verwalten. Es gibt allerdings auch die Möglichkeit administrative Einstellungen vorzunehmen. Dies geht allerdings nach wie vor nur über PowerShell. Einen Anleitung hierzu finden Sie auf meinem YouTube-Kanal

Anrufe und Besprechungen

Wie der Name schon sagt, können Sie hier alle Einstellungen für das Verhalten von Anrufen und Besprechungen vornehmen. Zum einen können Sie festlegen, ob der User private Besprechungen, Kanalbesprechungen und die Bildschirmfreigabe während einer Besprechung nutzen darf.

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Nachrichten

Unter der Rubrik “Nachrichten” haben Sie weitere Optionen, wie Sie mit der Verwendung von GIF-Bildern umgehen möchten. Zum einen können Sie dem User erlauben, GIF’s (Aufkleber) in einer Unterhaltung zu nutzen. Zum anderen können Sie den Umgang bei der Verwendung einer Sicherheitsbewertung des entsprechenden Bildes beeinflussen.

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Bots und Registerkarten

Die nächste Option richtet sich mehr an Entwickler. Hier haben Sie die Möglichkeit, Bots und die Anpassung von Teams Tabs zu erlauben. Microsoft hat hierzu auch schon zwei Web-Seiten für Interessenten. Mehr Informationen zu dem Thema Bots finden Sie hier und weitere Informationen zum Thema Tabs können Sie hier einlesen.

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E-Mail-Integration

Im letzten Punkt können Sie festlegen, ob Benutzer das Senden von E-Mails an einen Kanal erlauben wird oder nicht.

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Teil 1 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

In dieser neuen Blogreihe möchte ich beschreiben, wie Sie mit Microsoft Project eine Ertragswertanalyse (EVA) richtig durchführen können. Viele Leser werden jetzt denken, dass dies doch einfach sei, aber leider ist dem nicht so und zusätzlich weist die Handhabung dieser Methode in Verbindung mit Microsoft Project gegenüber der Lehre, doch ein wenig ab. Leider ist es auch so, dass in vieler Fachliteratur die Umsetzung einer Ertragswertanalyse mit Microsoft Project falsch beschrieben wird. Aus diesem Grund habe ich mich entschieden, in mehreren Artikeln die richtige Umsetzung der Methode mit MS Project zu überschreiben. Damit Sie die Arbeitsweise von Microsoft Project verstehen, habe ich mich entschlossen, ebenfalls auf die Grundlagen der Ertragswertmethode einzugehen.

Bei der Durchführung eines Projektes ist es wichtig von Zeit zu Zeit eine Fortschrittmessung durchzuführen. Für viele Leser sicherlich eine Selbstverständlichkeit. Allerdings stellt diese Anforderung viele Projektmanager vor eine Herausforderung. Sie müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Abgleich der geplanten Werte (PV) mit den aktuellen Kosten (AC) abgleichen. Sollten Projekte nicht mit einem Planungstool, wie Microsoft Project, durchgeführt werden – ist dies eine ernstzunehmende Aufgabe. Viele Projektleiter bzw. Organisationen greifen hier auf das Betriebscontrolling zurück, schließlich erfasst dies alle angefallenen Kosten inkl. der aufgelaufenen Aufwände. Nun ist es allerdings so, dass diese Maßnahmen im Sinne des Projektmanagements nicht ausreichen. Den das Betriebscontrolling kann nur auf Werte zurückgreifen, die aus der Vergangenheit stammen, nicht aber die Werte bereitstellen kann, die in der Zukunft entstehen werden. Gehen wir davon aus, dass Sie mit dem Auto auf der Autobahn fahren, hier können Sie ja auch nicht nur in den Rückspiegel gucken, sondern müssen ebenfalls aufmerksam auf den Straßenverkehr vor Ihnen achten. Die Frage ist nun, können wir als Projektleiter eine Art Glaskugel nutzen, um den Projektverlauf vorherzusagen? Wie Sie sicher ahnen, lautet die Antwort ja – genau hier setzt die Ertragswertanalyse (Earned Value Analyse – EVA) an. Mit dieser Methode erhalten Sie die Möglichkeit, einen sehr genauen Blick in die Zukunft zu machen und somit eine verlässliche Aussage über ihren Projektverlauf zu erhalten.

Ertragswertmethode

Was bedeutet jetzt eigentlich Ertragswertmethode? Die Ertragswertmethode ist eine anerkannte internationale Methode den Projektfortschritt anhand von Kennzahlen zu ermitteln. Wie vermuten lässt, gibt es innerhalb der Methode eine gleichnamige Kennzahl mit dem Namen Ernead Value (EV) die es ermöglicht festzustellen, welche Ergebnisse zu einem bestimmten Zeitpunkt mit den entstandenen Aufwänden und den eingesetzten Kosten erreicht wurden. Innerhalb von Microsoft Project nennt sich die Kennzahl „Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit“ (IKAA). Ebenfalls hört man oft die Bezeichnung Budgeted Cost of Work Performance (BCWP).

In meinem nächsten Artikel werden wir uns mit den Grundlagen der Ertragswertanalyse beschäftigen.

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