Teil 6 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

In meinen letzten Artikeln, haben wir über den theoretischen Ansatz der Ertragswertanalyse gesprochen. Wie meinem oben dargestellten Beispiel in Excel zeigt, müssten Sie für jedes einzelne Arbeitspaket Ihres Projektes einen kompletten Kasten ausfüllen und natürlich die Werte hierzu pflegen. Wie sieht das Ganze denn mit Microsoft Project aus? Es muss doch möglich sein, mit dem besten Projektmanagementtool eine Ertragswertanalyse durchzuführen! Nun ja – die Antwort ist aber leider nicht nach Lehrbuch. Genau zu den Besonderheiten möchte ich in diesem Kapitel eingehen.

Zunächst einmal müssen Sie eine Namensänderung der Kennzahlen erlernen. Denn leider hat sich Microsoft hier nicht an die reine Lehre gehalten, sondern eigene Kennzahlen erfunden, die sich leider namenstechnisch extrem von den schon gelernten Kennzahlen unterscheiden. Die aus meinen bisherigen Artikeln genannten Kennzahlen werden durch die folgende Namensgebung in Microsoft Project ersetzt:

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Ein weiteres Problem bei der Durchführung einer Ertragswertanalyse mit Microsoft Project ist die Erhebung der Daten. Wie Sie in meinen vorherigen Artikel gelernt haben, wird innerhalb der Ertragswertanalyse mit Aufwänden (Stunden oder Tagen) gerechnet. In Microsoft Project können Sie eine Ertragswertanalyse aber nur aus monetärer Sicht durchführen. Bedeutet – die Durchführung ist nur möglich, wenn Sie in Ihrem Projektplan Ressourcen planen und diese einen Stundensatz entsprechend zuteilen. Nachdem Sie diese Einschränkungen akzeptieren haben, können Sie mit Microsoft Project wie folgt eine Ertragswertanalyse durchführen.

Hinweis: Die hier beschriebene Anleitung funktioniert mit Microsoft Project 2007, 2010, 2013, 2016 sowie Project für Office 365. Das hier beschriebene Beispiel wurde mit Project für Office 365 erstellt.

Berechnung des Fertigungsgrad

Bevor Sie anfangen ein Projekt zu planen, um dann das Projekt-Controlling anhand einer Ertragswertanalyse durchzuführen, müssen Sie innerhalb von Microsoft Project die Standardberechnungsmethode für die Ertragswertanalyse ändern. Wie Sie in meinen vorherigen Artikel gelernt haben, wird der Ertragswert erst dann im vollem Umfang dem jeweiligen Arbeitspaket in der Höhe des Planaufwandes zu gebucht, wenn das Arbeitspaket wirklich 100% abgeschlossen wurde. Nun haben wir mit den Standardeinstellungen in Microsoft Project das Problem, dass durch die Eingabe des Fertigungsgrades (% Abgeschlossen) zwar die Actual Cost (AC), bzw. IKAA berechnet werde, dieser aber nicht für die Bewertung des Ertragswertes (EV) genutzt werden kann. Wir brauchen also eine Möglichkeit, den aktuellen Ertragswert (EV) so einzugeben, dass er unabhängig von dem aktuellen Fertigungsgrad (IKAA) berechnet werden kann. Hierzu gibt es innerhalb von Microsoft Project das Feld „Physikalisch abgeschlossen %“ und kann unter den Grundeinstellungen in Microsoft Project als Standardbemessungsmethode eingerichtet werden. Öffnen Sie hierzu Microsoft Project. Klicken Sie dann auf „Datei“ um in das BackOffice zu gelangen und klicken Sie dort auf „Optionen“. Wählen Sie auf der linken Seite unter der Option „Erweitert“ die Rubrik „Standard-Ertragswertmethode für Vorgänge“ die Option „Physikalisch abgeschlossen (%)“ aus.

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Hinweis: Es ist sehr wichtig, dass Sie die Einstellung vornehmen, bevor Sie anfangen das Projekt zu planen. Sollten es passiert sein, dass Sie das Arbeitspaket vor der Änderung erstellt haben, so ändern Sie die Berechnungsmethode in jedem Arbeitspaket separat. Die Berechnungsmethode wird nicht in bestehenden Arbeitspaketen übernommen.

Da das Feld ebenfalls ein Prozentsatzfeld ist, muss sich der Projektleiter im Vorfeld überlegen, nach welcher Methode (vergleichen Sie hier Artikel 2) er den Bemessungsgrad des EV eingeben möchte. In der Praxis hat sich hier die 0/100 Methode bewährt.

In meinem Beispiel werde ich nun zwei Arbeitspakete mit einer Dauer von Tagen planen. Ebenfalls werde ich die zwei Arbeitspakete in eine EA-Beziehung setzen. Gleichzeitig habe ich eine Ressource mit einem Standardstundensatz von 10€ angelegt und den jeweiligen Arbeitspaketen zugeteilt. Hieraus ergibt sich die folgende Ansicht.

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Nun haben wir gelernt, dass die Kennzahl für die PV – SKBA heißt. Also blenden wir die Spalte SKBA ein. Gehen Sie hierzu mit der Maus auf den Tabellenkopf. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Spalte Einfügen“. Wählen Sie die Spalte „SKBA“ aus. Wie Sie allerdings erkennen, ist die Spalte mit 0,00 Euro belegt.

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Woran liegt das? Nun wir haben im ersten Teil gelernt, dass es nötig ist mit reservierten Daten zu arbeiten. Dies haben wir aber immer noch nicht gemacht. Für Microsoft Projekt befinden wir uns immer noch in der Planungsphase. Um die geplanten Werte zu erhalten, müssen wir zuerst den Basisplan speichern. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Projekt“ und wählen Sie dort die Option „Basisplan festlegen“. Klicken Sie nun auf „OK“ und der Basisplan wird gespeichert.

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Nun wurden die „Geplanten Werte“ gespeichert und für jedes Arbeitspaket haben wir nun einen SKBA von 400€, da unsere Ressource, jeden Tag in der Woche á 8 Stunden für einen Stundensatz von 10 Euro verplant wurde. Hieraus ergibt sich – 8 x 5 = 40 x 10 Euro = 400 €.

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Als nächstes wollen wir uns nun die AC ansehen. Hierzu gehen wir wieder mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf, klicken auf die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü den Eintrag „Spalte hinzufügen“. Wählen Sie nun die Spalte mit dem Namen SKAA aus. Natürlich haben wir nun noch keine AC verursacht. Aus diesem Grund ändere ich den Wert des Arbeitspaketes 1 unter „% Abgeschlossen“ auf 100%. Wie Sie nun erkennen können, erhalten wir im Feld IKAA ebenfalls den Wert von 400 Euro.

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Jetzt wird es spannend. Was ist nun mit unserem Ertragswert? Hierzu blenden wir die Spalte SKAA ein, wohinter sich unser EV verbirgt. Um die Spalte einzublenden, gehen Sie genau so vor wie oben beschrieben, wählen Sie allerdings nun die Spalte „SKAA“ aus. Genau wie gewollt, ist der Wert bei 0 Euro.

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Gehen wir nun davon aus, dass wir die QM-Abnahme durchgeführt haben und einen EV von 100% buchen wollen. Hierzu müssen wir als erstes die Spalte „Physikalisch abgeschlossen %“ einblenden, da wir sonst keine Möglichkeit erhalten, den Wert einzugeben. Gehen Sie wie oben beschrieben erneut vor, um die Spalte einzublenden. Wählen Sie als Spaltennamen „Physikalisch abgeschlossen %“ aus. Geben Sie in der Zelle des abgeschlossenen Arbeitspaketes 100% ein. Wie gewünscht wird nun der Ertragswert mit 400 Euro im Feld SKAA angezeigt.

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Nun wollen wir noch testen, ob auch ebenfalls der Ertragswert mit 400 Euro gebucht wird, wenn wir die Dauer und die Leistung des Arbeitspaketes erhöhen. Hierzu ändere ich bei Arbeitspaket 2 die Dauer auf 6 Tage und setze dann den „%-Abgeschlossen Wert“ auf 100%. Nun hat unsere Ressource 6 Tage á 8 Stunden mit einem Stundensatz von 10 Euro gearbeitet. Hieraus ergibt sich ein IKAA von – richtig 480 Euro und der SKBA ist bei 400 Euro geblieben, denn den Wert haben wir ja geplant.

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Ebenfalls ist der SKAA bei 0,00 Euro geblieben, denn der Wert ist wird ja über die Eingabe im Feld „Physikalisch abgeschlossen %“ beeinflusst. Auch diesen Wert setzen wir jetzt auf 100%. Wie Sie sehen, wird der Wert auf 400 Euro eingesetzt.

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Bleiben uns nur noch die Werte CV, SV, CPI und SPI. Auch hier gehen Sie wie oben beschrieben vor und blenden die Spalten KA, KLI, PA, PLI ein. Die Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

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Auch hier können Sie erkennen, das die Berechnung richtig erfolgt. Wir haben in Teil 4 gelernt, dass sich der CV (KA) durch die Formel CV = EV – AC berechnet. In Project wäre das KA = SKAA – IKAA (KA = 400 Euro – 480 Euro). Hier erhalten wir die richtig berechneten -80,00 Euro. Die SV berechneten sich aus der Formel SV = EV – PV. In Project wäre das die Formel KLI = SKAA – SKBA (KLI = 400 Euro – 400 Euro). Hier erhalten wir die richtigen 0,00 Euro. Um den CLI und den SLI zu erhalten, brauchen wir jetzt nur die Formeln CLI = EV/AC, in unserem Fall KLI = SBAA / IKAA (KLI = 400/480) was den Wert 0,83 ergibt. Der PLI berechnet sich aus der Formel SLI = EV / PV. In unserem Fall nun die Formel PLI = SKAA/SKBA (PLI = 400/400). Das Ergebnis hier ist auch die 1.

Natürlich war dieses Beispiel sehr marginal. Bei großen Projektplänen wird die Verwaltung allerdings gegenüber Excel sehr vereinfacht, da nur noch die Werte bei „% Abgeschlossen“ und „Physikalisch abgeschlossen %“ gepflegt werden müssen. Ich hoffe Ihnen hat der Ausflug in die Welt der Ertragswertanalyse gefallen.

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Project 2016–Sperren von Onlinevorlagen

Nach der Installation von Project 2016 werden Ihnen nach dem Start Online-Dokumente von Microsoft angeboten mit denen Anfängern das Arbeiten mit der jeweiligen Applikation vereinfacht werden soll. Oft sind diese Vorlagen aber nicht von Kunden gewünscht, da Sie wenig Verwendungszwecke in einem Unternehmen finden. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie die Online-Dokumente deaktivieren können. Grundvoraussetzung ist es, dass Sie die ADMX-Files für Office 2016 in Ihrem Active Directory bereitgestellt haben. Sollte dem nicht so sein, finden Sie hier eine Anleitung.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Einstellung für alle Office Applikationen gilt. Es ist nicht möglich die Einstellung separat umzusetzen.

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Melden Sie sich an Ihrem ActiveDirectory an. Öffnen Sie den Gruppenrichtlinienverwaltungseditor und  öffnen Sie die Policy, in der Sie die Einstellung ändern wollen. Da ich diese Schritte hier in meiner Demoumgebung durchführe, nehme ich die Default-Domain-Policy. Bitte beachten Sie, dass dies für den Produktivbetrieb nicht zu empfehlen ist. Extrahieren Sie den folgenden Pfad: Benutzerkonfiguration –> Administrative Vorlagen –> Microsoft Office 2016 –> Extras | Optionen | Allgemein | Weboptionen… .

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Führen Sie dort einen Doppelklick auf die Policy “Alle von Office bereitgestellten Vorlagen auf dem Office-Startbildschirm und in “Datei” | “Neu” ausblenden. “Aktiveren” Sie nun die Regel. Klicken Sie anschließend auf “OK” und schließen Sie den Editor wieder.

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Führen Sie nun auf dem Client den Befehle “gpupdate force” aus. Ihnen  werden nun keine Online-Vorlagen mehr angezeigt.

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Zweite Auflage meines Artikels–Project Online

Heute wurde beim Projektmagazin.de die zweite Auflage meines Artikels über Project Online veröffentlicht. Der Artikel gibt eine gute Übersicht über alle Features, Lizenzen und Vorteile der Lösung. Der Artikel ist “kostenfrei” und Sie können diesen hier lesen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß.

Sollten Sie Fragen bzgl. der Einführung von Office 365 oder Project Online haben, so stehe ich gerne zur Verfügung. 

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Teil 5 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

Wie in unserem letzten Kapitel haben wir nun fast alle wichtigen Kennzahlen, die für eine einfache Ertragswertanalyse notwendig sind, kennengelernt. Nun ist es Zeit, eine einfache Aufgabe zu lösen. Gehen wir davon aus, Sie haben ein Projekt mit einer Laufzeit von zwei Jahren und ca. zehn beteiligten Ressourcen. Das Projektbudget wurde auf 3 Millionen Euro festgelegt. Laut Ihrem Projektplan sollen bis zum jetzigen Zeitpunkt 1 Million € verbraucht worden sein. Die Ist-Kosten in Ihrem Projekt belaufen sich zum Stichtag auf 1,2 Millionen Euro. Der Arbeitswert (EV) anhand fertiggestellter Arbeitspakete beträgt zum Stichtag 800.000 Euro. Stellt sich nun die Frage, wie hoch sich die Kennzahlen SPI und CPI belaufen und wie hoch das berechnete Projektbudget am Ende des Projektes (EAC) belaufen.

clip_image001Um die relativ einfache Aufgabe zu lösen, gehen Sie wie folgt vor. Schreiben Sie sich als erstes die Werte PV (Plan Value), AC (Actural Cost) und EV (Earned Value) auf. Rechnen Sie dann den CPI und den SPI aus, indem Sie zuerst den EV / PV rechnen und danach den CPI, indem Sie den EV / AC berechnen. Hier erhalten Sie das folgende Ergebnis:

clip_image004Mit der folgenden Formel können wir nun den EAC (Estimate at completion) berechnen. Hier kommt eine neue Kennzahl ins Spiel. Und zwar die BAC (Budegt at completion). Hierunter fallen die ursprünglich geplanten Gesamtkosten des Projektes. Also in unserem Fall die 3.000.000 € Hieraus ergibt sich das folgende Ergebnis.

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Natürlich hätte man auch einfach nur BAC / EV nehmen können, dann erhält man das gleiche Ergebnis. Also wissen wir nun, dass uns das Project zum jetzigen Zeitpunkt ca. 4.500.000 Euro kosten wird anstatt den bisher freigegebenen 3.000.000 Euro.

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Office 365 ToDo – Update für iPhone App

Sicherlich werden es einige von Euch schon gesehen haben, gestern wurde zum ersten Mal ein Update für das iPhone App (Office 365 ToDo) veröffentlicht. Bei dem Update wurden folgende Fehler behoben:

  • Behoben wurde, dass sich beim Scrollen in einer Liste die Größe der Kopfleiste ändert.
  • Der Anzeigefehler beim Wischen nach rechts um die Seitenliste zu öffnen wurde behoben
  • Im Notizfeld der Detailansicht wird der Platzhaltertext wieder korrekt angezeigt
  • Verbesserung unf Korrektur bei der Nutzung von 3D Touch-Optionen um Aufgaben hinzuzufügen.
  • Sollten Sie ein Fehler bei der Anmeldung über eine firmeninternen Anmeldeseite erhalten haben, so sollte das Problem ebenfalls behoben wurden sein.
  • Bei der Nutzung von MFA (Multifaktor Authentifikation) sollte der Anmeldeprozess verbessert worden sein
  • Beseitigung von kleineren Fehler und Verbesserung der Barrierefreiheit

Euch allen ein schönes Pfingstwochenende.

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Teil 4 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

Nachdem wir nun in unserem vorherigen Absatz den PV, AC und den EV berechnet haben, beschäftigen wir uns nun mit der Kosten- und Termintreue in einem Projekt. Hierzu werden wir als erstes die Cost-Vaiance (CV) und die Schedule-Vairance (SV) genauer anschauen. Die Berechnung beider Kennzahlen ist eigentlich relativ einfach. Die Cost Variance (CV) berechnen sich aus dem EV – AC und die Schedule Variance berechnen sich aus dem EV – PV. Schauen wir uns die Werte wieder anhand unseres oben dargestellten Projekt einmal an:

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0Hierbei zählt genau wie beim AWEG, ist der Wert bei der CV-Kurve >1 wurden weniger Kosten verbraucht als geplant, ist der Wert <1, wurden mehr Kosten verbraucht als geplant. Die gleiche Schlussfolgerung gilt für die SV. Ist der SV-Wert >1 wurde weniger Zeit verbraucht, ist der Wert <1 wurde mehr Zeit benötigt als geplant. Als nächstes kommen die Kennzahlen Cost Performance Index (CPI) und Schedule Performance Index (SPI) noch zu dem Diagramm hinzu. Der CPI ist das Verhältnis vom EV zu AC (EV/AC) und SPI ist das Verhältnis von EV zu PV (EV/SV).

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Hieraus ergibt sich die folgende Darstellung. Im ersten Blick sagt uns natürlich das Diagramm auch nicht mehr als das Diagramm nach den Varianzen. Allerdings benötigt man dem CPI für die Berechnung des EAC (Estimate at completion) der uns die erwarteten Gesamtkosten bis zum aktuellen Zeitpunkt angibt.

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Project Online–Odata Fehler bei Project-Feed

Wenn Sie versuchen Project Online Daten über die SSIS (SQL Integration Services) abzurufen, kommt es beim Abrufen entsprechend der Dokumentation von Project Online über die Abfrageoptionen zur der folgenden Fehlermeldung.

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“The following error is returned from the feed: Fehler beim Verarbeiten dieser Anforderung.. (Microsoft.Data.DataFeedClient)”

Um den Feed ohne Fehler abzurufen fügen Sie die gewünschten Parameter der Abfrage hinzu.

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Klicken Sie anschließend auf “Ausführen” der Feed wird ihnen erfolgreich angezeigt.

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