Teil I–Project Professional 2010 – SharePoint Sync

Ein neues Feature in Project 2010 Enterprise ist die Synchronisation der Aufgaben mit einer SharePoint-Liste.  Dadurch werden die Projektaufgaben innerhalb MS Projects in einer SharePoint-Aufgabenliste abgelegt. Teammitglieder können die Aufgaben direkt bearbeiten und somit Informationen zum Aufwand, Anfang und Endtermin sowie weitere Informationen hinterlassen. Diese Lösung ist für kleine Unternehmen gedacht bzw. für kleine Projektumgebungen.

Bevor wir nun beginnen, möchte ich kurz auf meine Lab-Umgebung eingehen.

  • Ein SharePoint Server 2010 (Funktioniert auch mit dem SharePoint Foundation 2010)
  • Ein Client mit Microsoft Project Enterprise 2010 inkl. SP1 und CU Okt.
  • Auf dem SharePoint Server habe ich eine Website mit dem Namen Project1 angelegt. Diese Website soll alle Projektinformationen aufbewahren.image
    Achtung: Da es sich hier um eine  SharePoint Seite handelt, sind Anpassungen des Design an die eigene CI kein Problem!

Als erstes werden wir den Project Client konfigurieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor.

  • Öffnen Sie das BackOffice in Project 2010. Gehen Sie auf den Button “Speichern und Senden”. Klicken Sie danach auf “Mit Aufgabenliste synchronisieren”.
    Auf der rechten Seite können wir nun die Konfiguration vornehmen. Geben Sie unter Website-URL den Link zu Ihrer SharePoint-Seite ein. Klicken Sie danach auf “URL-Überprüfen”. Nachdem die Überprüfung erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie eine gewünschte “Vorgansliste” selektieren. Sollten Sie eine Standardkonfiguration besitzen, können Sie “Aufgaben” einfach belassen. Klicken Sie danach “Synchronisieren”. Die Synchronisation wird nun eingerichtet.

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  • Nun müssen wir den Projektplan mit Leben füllen. Gehen Sie in die Ansicht “Balkendiagramm (Gantt)” und fügen Sie folgende Arbeitspakete hinzu. Das Datum können Sie frei wählen. In meinem Beispiel fängt Task1 an einem Montag an.

    Nr. Name Dauer Vorgänger
    1 Initiierung
    2 Task 1 3
    3 Task 2 2 2
    4 Task 3 5 3

    Rücken Sie die Tasks 1 –3 unter die Initiierung, sodass die Initiierung als Sammelvorgang dargestellt wird. Fügen Sie dem Projekt noch einen Projektsammelvorgang hinzu. Klicken Sie hierzu auf “Format” und wählen Sie die Option “Projektsammelvorgang” auf der rechten Seite. Nun müsste Ihr Projektplan wie folgt aussehen.

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  • Nun fügen wir dem Projektplan 3 Ressourcen hinzu. Wechseln Sie hierzu auf die Registerkarte “Ressourcen” und klicken Sie in der linken Seite  unterhalb des Teamplaner. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag “Ressourcentabelle”.

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    Anschließend wird der zuvor grau hinterlegte Button “Ressourcen hinzufügen” farbig und kann nun benutzt werden. Klicken Sie nun auf den Pfeil nach unten und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag “Active Directory”. Fügen Sie die gewünschte Ressource hinzu. In meinem Fall Bob der Baumeister.

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    Achtung: Sollte die Ressource nicht im SharePoint existieren wird die folgende Fehlermeldung bei der Veröffentlichung gezeigt:
     
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    Project synchronisiert zwar den Projetplan. Die Ressource wird aber nicht der Aufgabe in der SharePoint Liste zugewiesen.

    Wechseln Sie anschließend wieder in die Gantt Ansicht (Balkendiagramm) und weisen Sie den Arbeitspaketen jeweils die Ressource hinzu. Klicken Sie auf die Registerkarte “Projekt” und wählen Sie “Basisplan festlegen”. Klicken Sie in der darauffolgenden Maske auf “OK”.

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    Gehen Sie nun wieder ins BackOffice von Project Enterprise 2010 und klicken Sie unter “Speichern und Senden” auf “Synchronisieren”. Nun werden die Aufgaben mit der SharePoint Aufgaben Liste synchronisiert.  Wechseln Sie nun auf Ihre SharePoint Seite, klicken Sie auf Aufgaben. Dort existiert nun ein Ordner “Initiierung”. Wenn Sie auf den Ordner-Link klicken, können Sie die Aufgaben einsehen.

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    Bitte beachten Sie, das Project die Aufgaben in manuelle Aufgaben umwandelt. Dadurch wird die Nutzung von Microsoft Project 2010  eingeschränkt! Es ist zum Beispiel nicht möglich, Arbeitspakete Einschränkungsarten, Einschränkungstermine oder die Option der Leistungssteuerung zu vergeben. Ebenfalls sind keine Abhängigkeiten außer EA möglich. Sollten Sie dennoch versuchen, Aufgaben mit einer anderen Abhängigkeit zu synchronisieren, erhalten Sie den folgenden Hinweis:

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  • Nun kann Bob der Baumeister den Fertigungsgrad einer Aufgaben zurückmelden. Klicken Sie als zugewiesener Benutzer eines Arbeitspaktes auf Task1 (in meinem Beispiel Bob der Baumeister). Gehen Sie in der “Aufgaben-Ansicht” auf den Button “Element bearbeiten”.

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    Tragen Sie unter “% abgeschlossen” 50% ein und setzen Sie das Fälligkeitsdatum zwei Tage weiter. Speichern Sie Ihre Eingabe über den “Speichern” Button ab.

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    Die Anzeige in der Liste wird nun aktualisiert.

  • Wechseln Sie wieder in den Client. Synchronisieren Sie das Projekt über die oben beschriebene Methode. Gehen Sie in die Ansicht “Gantt-Diagramm: Überwachung” und kontrollieren Sie das Ergebnis!  Sie können nun sehen, dass die Aufgabe zu 33% fertig ist und das Arbeitspaket sich um 3 Tage verschoben hat. Außerdem ist das Arbeitspaket Task1 und Task2 überlastet. Hier muss nun der Projektleiter handeln.

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  • Sie können auch weitere Felder in die Synchronisation einschließen. Ein nettes Feature ist, dass Kommentare für den Projektleiter in den Notizen zu einem Arbeitspaket  angezeigt werden. Gehen Sie hierzu wieder ins BackOffice und wählen Sie unter “Informationen” den Button “Felder verwalten”.image

    Klicken Sie in dem folgenden Fenster auf “Feld hinzufügen”.

    image
    Geben Sie in dem folgenden Fenster die Informationen wie folgt ein.

    image

    Wechseln Sie danach wieder in die SharePoint-Aufgabenliste. Öffnen Sie Task1 und geben Sie einen Text unter “Beschreibung” ein. Speichern Sie Ihre Eingabe ab. Wechseln Sie danach in den Project Client, betätigen Sie die Synchronisation. Wechseln Sie in eine Gantt-Ansicht Ihrer Wahl. Ihre zuvor geschriebene Notiz wird nun der Aufgabe als Notiz angehangen.

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Erfahren Sie in einem weiteren Blog-Eintrag, wie Sie die Ansicht von SharePoint an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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