Visualisierung von Project 2010 Daten in Visio 2010

Seit der Version Project 2007 haben Sie die Möglichkeit, Projektberichte selber zu generieren. Die Berichte können mit den Microsoft Produkten Excel und Visio erstellt werden. Leider wird dieses Thema selbst durch einschlägige  Fachliteratur  etwas großmütterlich behandelt. Aus diesem Grund stelle ich Ihnen mit diesem Beitrag eine Anleitung zur Verfügung, wie Sie auf Basis Visio einen Projektbericht erstellen können. Warum ausgerechnet mit Visio? Da Sie durch dieses Programm die Möglichkeit erhalten Ihre Projektinformationen auf eine etwas andere Art zu präsentieren Smiley.

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Was benötigt man nun auf einen Client, um solche Berichte zu erstellen? Sie benötigen hierzu die folgenden Produkte:

  • Microsoft Visio Professional 2010
  • Microsoft Project Standard, Professional 2010

Fangen wir nun mit den ersten Schritten an. Wir benötigen für die Demo einen kleinen Projektplan. Tragen Sie bitte die folgenden Arbeitspakete in Ihren Projektplan ein:

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Das Datum kann natürlich frei von Ihnen gewählt werden. Achten Sie nur darauf, dass ein Arbeitspaket in der Vergangenheit anfängt.

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Teilen Sie nun die Ressourcen Ihren Arbeitspaketen zu, und speichern Sie das Projekt in einen Basisplan ab. Ihre Ansicht sollte nun wie folgt aussehen:

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Nun wollen wir einen Projektbericht in Visio Professional 2010 erstellen.

  1. Klicken Sie nun in der Ribbon Oberfläche auf den Reiter “Projekt” auf “Grafische Berichte”

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  2. In der drauf folgenden Ansicht haben Sie die Möglichkeit eine Berichtsvorlage zu selektieren oder zu erstellen. Wählen Sie dort auf der rechten Seite die Optionen “Neue Vorlage”

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    Wählen Sie nun unter “Anwendung auswählen” die Option “Visio”

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    Wählen Sie unter “Datentyp auswählen” die Option “Vorgangszusammenfassung”

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    Klicken Sie unter  “Felder auswählen” auf den Button “Feldauswahl”

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    Sie können nun bei Bedarf Ihre gewünschten Felder aus dem Bericht herausnehmen. Beachten Sie nur bitte, dass keine Fehler mehr nachträglich in den Bericht aufgenommen werden können. In meinem Bespiel übernehme ich alle Felder mit in meinen Bericht.

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    Sollten Sie benutzerdefinierte Spalten erstellt haben, können Sie diese im unteren Bereich auswählen. Da ich keine benutzerdefinierte Spalten in meinem Project-Plan besitze, lasse ich die Felder leer.

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    Klicken Sie nachdem Sie eventuell Ihre Anpassungen durchgeführt haben , auf “OK” und bestätigen Sie in der darunterliegenden Maske abermals mit “OK”.

    Es wird nun ein OLAB-Cube generiert und Ihre Daten aus Microsoft Project an Visio übergeben. Visio öffnet sich, und die Informationen werden Ihnen in einer Visio-Privot-Ansicht dargestellt. Wir können also anfangen, den Projektbericht zu designen.

  3. Nachdem Visio gestartet wurde, sieht der Bericht sehr trostlos aus. Es wird Ihnen nur der oberste Knoten angezeigt. Im linken Bereich können Sie in die in Project 2010 ausgewählten Privot-Information erkennen.

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    Klicken Sie nun mit der Maus auf den Knoten. Danach wird das Shape wie in der Abbildung gezeigt markiert.

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    Klicken Sie dann in der linken Seite auf “Vorgänge: Vorgänge”. Der Projektplan wird als Baumstruktur automatisch extrahiert. Je öfter Sie auf “Vorgänge: Vorgänge” klicken, je tiefer wird der Plan extrahiert. 

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    Achtung: Sie können auch einzelne Bereich extrahieren. Scrollen Sie hierzu mit der Maus in der linken Seite über “Vorgänge: Vorgänge”. Dort öffnet sich eine Pulldown-Option. Klicken Sie mit der Maus auf den Button und wählen Sie nur den Vorgang, den Sie auswählen wollen.

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  4. Natürlich können Sie Ihre Knoten auch wieder reduzieren. Markieren Sie hierzu den Knoten bis zudem Sie die Ansicht reduzieren wollen. Klicken Sie dann auf den Button “Privotdiagramm”. Wählen Sie dort den Button “Reduzieren”. Danach wird die Ansicht um die Konten reduziert.

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    Tipps und Tricks! Sie können den Button Reduzieren an Ihre Schnellstartleiste anheften! Gehen Sie hierzu auf den Button “Reduzieren”, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü den Eintrag “Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen”. Danach wird die Option in der Schnellzugriffsleiste dargestellt.

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  5. Als erstes werden wir den Hintergrund für unsere Visio-Datei erstellen. Hierzu klicken Sie auf die Registerkarte “Entwurf”. Wählen Sie unter der Rubrik “Hintergründe” einen Hintergrund für Ihren Bericht. Ich wähle die Welt-Ansicht.

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  6. Nun werden wir das Layout für den Konten anpassen. Gehen Sie hierzu auf den Registerkarte “Entwurf” und dort unter Design ein passendes Layout für Sie aus.

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    Sollte hier nichts für Ihren Geschmack dabei sein, können Sie unter Layout einen eigenes Layout erstellen und nutzen. Danach sieht mein Layout wie folgt aus.

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  7. Nun gehen wir an die Knotendarstellung. Die Visualisierung erfolgt über Daten-Shapes. Dies bedeutet, dass diese Shapes Werte aus anderen Programmen wie z.B Project Smiley grafisch darstellt werden können.

    Ich möchte nun den aktuellen Kostenverbrauch prozentual darstellen. Leider gibt es diese Variable nicht in unserem Bespiel, also müssen wir diese selber erstellen. Klicken sie hierzu mit der Maus auf das Shape, klicken Sie die rechte Maustaste, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag “Daten” und wählen dort den Eintrag “Datengrafik bearbeiten”.

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  8. Nun müssen wir ein eigenes Feld konfigurieren. Klicken Sie hierzu auf “Neues Element”

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    In der darauffolgenden Maske wählen Sie unter der Rubrik “Datenfeld” die Option “Weitere Felder”. Hiernach öffnet sich die Konfigurationsmaske für das Feld. Wählen Sie dort die Option “Benutzerdefinierte Formel”. Geben Sie die Formel, wie in der Abbildung gezeigt, folgende Werte ein:

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    Da ich den Wert in einem Tachometer mit einem Wert zwischen 0 und 100 ausgeben möchte, benötige ich den Prozentwert. Klicken Sie danach auf “OK”.

    Wählen Sie nun unter “Angezeigt als” die Option “Datenbalken”. Wählen Sie unter Formatvorlage die Option “Tachometer” aus.

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    Wählen Sie nun unter Details das Feld Datenformat. Klicken Sie auf die Auswahl in der rechten Ecke und tragen danach die folgenden Informationen ein:

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    Klicken Sie danach auf OK.

    Geben Sie nun die weiteren Informationen wie folgt ein und bestätigen dann Ihre Eingabe mit “OK”.

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    Ihre Einstellungen werden nun unter Datengrafiken angezeigt:

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    Klicken Sie nun auf “Übernehmen”. Kontrollieren Sie in Visio das Ergebnis:

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    Entfernen Sie nun die aktuellen Kosten. Öffnen Sie hierfür wieder die Maske Datengrafik. Markieren Sie das Feld “Aktuelle Kosten” und klicken Sie dann auf löschen.

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    Überprüfen Sie nun wieder Ihre Ansicht. Extrahieren Sie nun Ihre Konten. Die Shapes sind in jedem Container vorhanden.

    Achtung! Sollten Ihre Zeiger nicht auf der Null stehen, prüfen Sie, ob Sie den Basisplan gespeichert haben!

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  9. Als nächstes werden wir ein gleiches Feld für den Leistungsverbrauch erstellen. Führen Sie wie oben beschrieben, die Schritte bis zur Formeleingabe durch. Geben Sie nun die Formel wie in der Abbildung gezeigt ein, und bestätigen Sie dann die Eingabe mit “OK”.

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    Tätigen Sie alle weiteren Konfigurationen wie oben beschrieben. Geben Sie bei Namen nun “Akt. Arbeit” ein. Bestätigen Sie dann Ihre Eingabe mit “OK”.

  10. Als letzten Schritt wollen wir nun noch eine Ampel konfigurieren. Diese soll uns alarmieren, sobald eine Kostenabweichung existiert. Aktivieren Sie als erstes in der rechten Seite die Option “Abweichung Kosten”.

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    Gehen Sie dann wieder auf den Knoten, betätigen Sie die rechte Maustaste und gehen Sie im Kontextmenü wieder auf “Daten” –> “Datengrafik bearbeiten”. Markieren Sie als nächstes die Zeile “Abweichung Kosten” und klicken Sie dann auf “Element bearbeiten”.

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    Was möchten wir erreichen? Sobald eine Abweichung existiert, soll die Ampel rot anzeigen, solange keine Abweichungen da sind, soll die Ampel grün zeigen. Aus diesem Grunde wählen Sie unter Angezeigt als: “Symbolsatz”. Wählen Sie unter Formatvorlage die Einzelampeln aus. Tragen Sie die Werte wie in der Grafik gezeigt ein.

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    Da die Ampel neben dem Shape angezeigt werden soll und nicht in der Mitte. Müssen wir noch die Ausrichtung konfigurieren. Geben Sie hierzu die folgende Konfiguration ein:

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    Bestätigen Sie danach Ihre Eingabe mit “OK”. Kontrollieren Sie Ihre Konfiguration in Visio.

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  11. Speichern Sie nun das Dokument als Template ab. Gehen Sie hierzu in das BackOffice von Visio und klicken Sie auf  “Speichern unter”. Um auf den Bericht aus Microsoft Project zuzugreifen, müssen die Vorlagen unter:

    C:\Users\%Userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates oder in
    C:\Users\%Userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\1031

    gespeichert werden. Speichern Sie Ihren Bericht unter einen eindeutigen Namen ab, und schließen Sie dann Visio.

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    Kontrollieren Sie, ob der Bericht Ihnen unter “Grafische Berichte” innerhalb Project zur Verfügung steht.

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    Sie können selbstverständlich weitere Konfigurationen vornehmen Smiley.

    Tipps und Tricks: Sie können auch die Baumstruktur nach einem bestimmten Kontenpunkt ändern (Darstellung PSP/WBS). Gehen Sie hierzu auf den Knoten, ab dem eine andere Darstellungsform angezeigt werden soll. Gehen Sie dann auf “Privotdiagramm” und wählen Sie “Ausrichtung”.

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    Hierbei kann es zu der folgenden Fehlermeldung kommen. Klicken Sie dann auf “Alle OK”.

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    Wählen Sie Ihre gewünschte Darstellungsform aus. So ist es möglich, einen PSP/WBS darzustellen. Der Nachteil ist leider, dass diese Konfiguration nach dem Speichern verloren gehen. Die Konfiguration muss also vor jedem Bericht kurz umgestellt werden.

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    Natürlich können Sie die Grafik auch in Ihrem Project Server Ihrem Projektteam zur Verfügung stellen. Sie müssen hierzu nur den Visio-Anzeigedienst konfiguriert haben. Wählen Sie hierzu das folgende Dateiformat aus:
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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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3 Antworten zu Visualisierung von Project 2010 Daten in Visio 2010

  1. Matthias Nießing schreibt:

    Wirklich klasse! Faszinierend, was Visio zu leisten imstande ist. Die Darstellung mit den vielen Screenshots macht es einem leichter, das Ganze nachzuvollziehen und zu adaptieren. Und vor allem: zeitlich absolut passend für meine aktuelle Projektdokumentation! 🙂 Danke und weiter so!

    Der Screenshot bei der Auswahl des Datentyps „Vorgangszusammenfassung“ könnte evtl. angepasst werden.

  2. Pingback: VIsio 2010 – Links zu guten Informationen | Schulungsblog

  3. Christian Velten schreibt:

    Hat dies auf VELTENSicht rebloggt und kommentierte:
    Ein toller Ansatz von einem Bloggerkollegen, um die begrenzten Darstellungsmöglichkeiten von MS Projects zu überwinden. Danke dafür!

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