Teil 1 – Richtiges arbeiten mit dem Projektpuffer in Microsoft Project 2010

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Achtung: Zu diesem Thema gibt es in meinem Youtube-Channel ein Webcast!

Eines der wichtigsten Dinge innerhalb eines Projektes ist die Pufferplanung. Nur durch eine ordentliche Pufferplanung ist es möglich, auf eine Veränderung innerhalb des Projektverlaufs zu reagieren und zu steuern. Ebenfalls lässt sich über die Pufferplanung den kritischen Pfad berechnen. Leider hat der “Puffer” auch ein großes Problem, oft wird dieser Mechanismus als tote Zeit angesehen. Dennoch ist es unumstritten, dass ohne eine ordentliche Pufferplanung  kein Projekterfolg möglich ist.

Wie arbeitet nun Microsoft Project 2010 mit Puffer? In diesem Artikel möchte ich Ihnen die Arbeitsweise und die Berechnung von Puffer aufzeigen. Aber fangen wir einmal ganz vorne an. Was ist eine Dampfmaschine Strebersmiley?

Der sogenannte Puffer in einem Netzwerkdiagramm ist die Anordnungsbeziehungskette mit der kürzesten Dauer. Er bestimmt die längste Zeit um ein Projekt fertigzustellen. Wie ist ein Netzwerkknoten aufgebaut?

Ein Netzwerkknoten beinhaltet die folgenden Werte:

Abk. Bedeutung
FAZ frühester Anfangstermin
FEZ frühester Endzeitpunkt
SAZ spätester Anfangstermin
SEZ spätester Endzeitpunkt
P Pufferzeit
D Dauer

Diese Werte werden dann in der folgenden Knotenansicht dargestellt (PERT):

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Tipps und Tricks!
Die Pert-Knoten stehen Ihnen unter Visio 2010 unter der Rubrik: Terminplan zur Verfügung!

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Um Ihnen ein Bespiel für die Berechnung zu geben, habe ich ein einfaches Projekt mit 5 Knoten erstellt. Hieraus ergibt sich die folgende Vorgangsliste:

Vorgangsnummer

Vorgangsbezeichung

Dauer in Tagen

Vorgänger

1 Task 1 2
2 Task 2 2 1
3 Task 3 3 2
4 Task 4 4 1
5 Task 5 3 4;3

Es gibt bei der Berechnung eines Netzplans zwei Kalkulationsarten (Vorwärts- und Rückwärtskalkulation). In der Vorwärtskalkulation wird die Dauer in Tagen in das Kästchen “Dauer” eingetragen. Den Anfang nennt man Quelle. Hier wird eine “0” eingetragen. Folgende Berechnung ergibt den FEZ:

FAZ + D = FEZ

Sollten Sie an einer Anordnungsbeziehungskette zwei Knoten grenzen, so wird die jeweilige größte Summe in Kästchen FAZ übertragen. Danach sieht das PERT-Diagramm wie folgt aus:

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Bei der Rückwärtskalkulation verhält es sich genau anders herum. Hier wird bei zwei Knoten an einer Anordnungsbeziehung der jeweils kleinste Wert übernommen. Beginnen sie am Ende des Diagramms und tragen dort den größten Wert in das Feld SEZ ein. Das Ende nennt man im übrigen Senke Zwinkerndes Smiley. Berechnen Sie nun den SAZ in dem Sie die folgende Formel anwenden:

SEZ – D = SAZ

Daraus ergibt sich nun die folgende Ansicht:

image

Wie berechne ich nun den Puffer? Indem Sie die folgende Formel benutze:

SEZ – FEZ = P 

Das Ergebnis wird dann in das Feld Pufferzeiten eingetragen. Danach erhalten Sie die folgende Ansicht:

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Um den kritischen Pfad darzustellen, markieren Sie die Knotenverbindungen in rot, die einen Puffer von 0 besitzen. Jetzt können wir erkennen, warum ein kritischer Pfad keine statische Bewertung ist, denn eine Verzögerung von Task 4 um 2 Tage, würde den kritischen Pfad auf das Arbeitspaket Task 4 lenken und Task 2 und 3 würden grün werden.

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Sollten Sie in Ihren Projekten nicht ausgelastet sein, können Sie so natürlich Ihre Berechnungen wie oben beschrieben durchführen. Microsoft Project nimmt Ihnen natürlich die Berechnungen ab.

In einem zweiten Teil werde ich Ihnen die Vorgehensweise mit Microsoft Project aufzeigen.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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