Teil 2–Pufferplanung mit Microsoft Project 2010

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Achtung: Zu diesem Thema gibt es in meinem Youtube-Channel ein Webcast!

Nachdem wir im ersten Teil unserer Reihe die Grundlagen der Pufferplanung (Netzplantechnik) beleuchtet haben, möchte ich in diesem Beitrag erläutern, wie Sie Puffer innerhalb von Microsoft Project 2010 planen können.

Ein wichtiger Punkt den Sie immer beachten müssen ist, die Art des Puffers. Microsoft  ist Project ein branchenunabhängiges Projektmanagementtool. Microsoft Project 2010 passt sich Ihren Bedürfnisse an. Aus diesem Grund kann man mit Microsoft Project zwei Planungsarten von Puffer skizzieren.

  • Fixe-Pufferplanung: Abstände zwischen 2 Netzwerkknoten bleiben konstant, egal – wie sich der vorherige Netzwerkknoten verändert hat. Diese Pufferplanung wird benötigt, wenn zum Beispiel in einem Neubau der Estrich gegossen werden soll und dieser einen Zeitraum von 1 Woche benötigt, um zu trocknen. Egal wie sich die Arbeitspakete vor dem Giesen verändern, der Estrich muss 1 Woche trocknen! Somit haben Sie als Projektleiter keinen Einfluss auf diesen Puffer.
  • Variable-Pufferplanung: Bei dieser Pufferplanung handelt es sich um die normale Pufferplanung. Veränderungen zwischen Netzwerkknoten haben Auswirkungen auf den Verzehr des Puffers auf der geplanten Zeitachse.

Schauen wir uns nun zuerst die variable Pufferplanung an. Als Beispiel möchte ich gerne die Arbeitspakete aus dem Teil 1 (hier) nutzen. Öffnen Sie  Ihr Microsoft Project 2010.

Info! Alle gezeigten Beispiele können Sie auch mit den vorherigen Microsoft Project Versionen ebenfalls durchführen. Beachten Sie bitte die unterschiedlichen Menüführungen! 

  1. Tragen Sie nun die Arbeitspakete wie in der Tabelle gezeigt ein.

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  2. Geben Sie nun die Abhängigkeiten ein, wie in der Tabelle beschrieben.

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  3. Wir haben nun wie in unseren Netzwerkplan schon berechnet einen Puffer von 1 Tag in dem Arbeitspaket 4. Dies bedeutet, dass das Arbeitspaket sich um einen Tag verzögern kann, bevor das letzte Arbeitspaket sich über das Projektende hinaus verschiebt. Sie können sich den Puffer anzeigen lassen. Klicken Sie hierzu auf den Reiter “Format” und selektieren Sie die Auswahl “Pufferzeiten”. Danach wird der Puffer im Gantt-Chart angezeigt.

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  4. Da die dünne grüne Linie nur schwer zu erkennen ist, können Sie die Ansicht auch formatieren. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in das Gantt-Chart und wählen Sie im Kontextmenü die Option “Balkenarten”. Suchen Sie dort den Eintrag “Puffer”. Wählen Sie im Bereich Balken die Konfiguration, die Sie wünschen. schließen Sie danach die Maske und kontrollieren Sie das Ergebnis.

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  5. Als Nächstes wollen wir noch einen Puffer von 3 Arbeitstagen nach dem Arbeitspaket Nummer 4 hinzufügen. Dies bedeutet, dass das Arbeitspaket mit der Nummer 5 am Dienstag, den 20.03.2012 beginnen soll. Gehen Sie nun hin und setzen das Arbeitspaket auf den gewünschten Starttermin. Wie Sie sehen, hat sich der Puffer um drei Tage vergrößert. Ebenfalls erhält das Arbeitspaket mit der Nummer 3 einen Puffer von 3 Arbeitstagen.
     

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    Tipps und Tricks! Sollten Sie Pufferzeiten verstecken wollen, dann färben Sie den Puffer in die selbe Farbe ein, wie die Aufgaben. Profis werden den Trick zwar relativ schnell erkennen aber Leute mit geringen Kenntnissen sehen diese Art der Pufferdarstellung nicht auf den ersten Blick Bin gleich zurück.

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  6. Jetzt wollen wir noch schauen, ob der Puffer auch funktioniert. Hierzu fügen wir die Zeile “Gesamte Pufferzeit” ein. Gehen Sie mit der Maus über die Tabellenleiste und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag “Spalte Einfügen”. Wählen Sie dann die Zeile “Gesamte Pufferzeit”. Die Ansicht müsste dann wie folgt aussehen.

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    Gehen Sie nun hin, und ändern Sie den die Dauer von Arbeitspaket 3 auf  3 Tage. Sie können nun erkennen, daß der Puffer aufgebraucht wurde.

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Als letztes wollen wir uns nun den fixen Puffer anschauen. Wir möchten gerne einen fixen Puffer zwischen dem Arbeitspaket 1 und Arbeitspaket 2 einsetzen. Nehmen wir an, ein Anstreicher hat einen Raum gestrichen und dieser muss nun 2 Tage trocknen bevor weitere Arbeitspakete beginnen können.

  1. Führen Sie  einen Doppelklick auf das Arbeitspaket 2 aus. Gehen Sie in der Maske “Informationen zum Vorgang” auf den Reiter “Vorgänger”. Tragen Sie im Feld “Zeitabstand” einen Wert von 2 ein. Klicken Sie auf “OK”.
     

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  2. Wie Sie sehen, wird dieser Zeitabstand uns nicht als Puffer angezeigt, dennoch habe ich einen Zeitabstand zwischen AP 1 und AP 2 von 2 Tagen eingegeben. Gehen wir nun hin und ändern die Dauer von Arbeitspaket 1 auf 3 Tage. Wie Sie sehen können, wird der Zeitabstand von 2 Tagen beibehalten –  also fixer Puffer.

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    Dies bedeutet, dass dies im eigentlichen Sinne kein Puffer ist, sondern eine Zeitbeschränkung von ca. 2 Tagen.


 

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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