Teil 1 Project 2013–Fakten Fakten Fakten.

Ein wesentlicher Bestandteil innerhalb eines Projektes, ist die Projektberichtserstellung. Durch Berichte soll der aktuelle Stand eines Projektes erfasst werden, und je nach Interessenpartei an dem Projekt die Informationen zur Verfügung gestellt werden. Jede Projektmanagementmethodik hat ihre unterschiedlichen  Bezeichnungen für die Projektberichte. PRINCE2 spricht hierbei von Managementprodukten, die eine Momentaufnahme des Status bestimmter Aspekte des Projektes liefern. Hierzu zählen die folgenden Produkte:

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Natürlich lassen sich nicht alle Produkte mit dem Project-Client erstellen, allerdings kann der aktuelle Projektbericht mit einer Kombination aus Project Server (Project online) und dem Client abgedeckt werden. Ein großer Vorteil ist die Integration in den SQL-Server und hier die Einbindung der Reportingservices (SSRS) auf dem Server.

Anbei erhalten Sie ein Beispiel Projektstatusberichtes nach der Projektmanagement-Methode  PRINCE2.

(OGC “Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2”, ISBN: 978-0-11-331214-6) 

Zweck:

Ein Projektstatusbericht informiert den Lenkungsausschuss (und möglicherweise sonstige Stakeholder) in den vom Lenkungsausschuss gewünschten Intervallen über dem Stand des Projekts und die erzielten Fortschritte. Der Lenkungsausschuss überprüft anhand dieses Berichtes, ob und welche Fortschritte in einer Phase und im Projekt erzielt wurden. Der Projektmanager macht den Lenkungsausschuss in diesem Bericht auf potenziellen Probleme oder Bereiche aufmerksam, in denen der Lenkungsausschuss Hilfestellung leisten könnte.

Zusammenfassung:

Datum: Datum des Berichtes
Berichtszeitraum: Der Zeitraum, über den berichtet wird
Statusübersicht: Zusammenfassung des aktuellen Status der Phase.
Aktueller Berichtszeitraum: Arbeitspakete – im Berichtszeitraum zur Freigabe anstehend, ausgeführt, abgeschlossen (Wenn Arbeitspakete von Externen Lieferanten ausgeführt werden, können Bestellungen und Rechnungsdaten beigefügt werden)Im Berichtszeitraum fertigegestellte ProdukteIm Berichtszeitraum geplante, allerdings noch nicht in angriff genommene oder fertig gestellte Produkte (Als Frühwarnzeichen oder Hinweis auf voraussichtliche Überschreitungen der Zeittoleranzen)Während des Berichtszeitraum ergriffene Korrekturmaßnahmen.
Nächster Berichtszeitraum Arbeitspakete – im nächsten Berichtszeitraum zu genehmigen, auszuführen oder abzuschließen (wenn Arbeitspakete von externen Lieferanten ausgeführt werden, können Bestellungen und Rechnungsdaten beigefügt werden)Im nächsten Berichtszeitraum fertigzustellende ProdukteKorrekturmaßnahmen, im nächsten Berichtszeitraum zu Ende geführt werden
Status der Projekt- und Phasentoleranzen Bisheriger Verlauf des Projektes und der Phase bezogen auf die Toleranzen (z. b. effektiver und prognostizierter Kosten-/Zeitaufwand)
Änderungsanträge Änderungsanträge – vorgelegt, genehmigt/abgelehnt, ausstehend
Wichtige offene Punkte und Risiken Zusammenfassung aktueller oder potenzieller Probleme und Risiken
Erfahrungsbericht (gegeben falls) Erläuterung, was erfolgreich war, was ein Fehlschlag war und was dem Unternehmens-/Programmmanagement für zukünftige Projekte empfohlen wird.

…..

Soweit die Theorie! Sie können sich sicher vorstellen, dass ein Zusammenfügen der Inhalte über eine Software sehr komplex wird. Sollten Sie die Inhalte aus Word- oder Excel Software zusammenfügen wollen, haben Sie Freitags erst einmal eine Dauerbeschäftigung Smiley. Wäre es doch schön, die Berichtserstellung zu vereinfachen – oder besser noch, der Kunde soll sich die Informationen in Realzeit anschauen. Hierzu benötigen Sie dann den Projekt Server 2013. Aber was können wir mit dem Client schaffen? Genau das werde ich Ihnen in dieser Reihe zeigen.

Achtung: Project kann nur das Liefern, was Sie eingeben. Bedeutet – der Mensch muss Daten pflegen und nachhalten Smiley. 

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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