Project Online mit Yammer nutzen

yammer-logo-ps3Ich kann mich noch sehr gut daran erinnern, als ich mich bei Facebook angemeldet habe und meine ersten Facebook-Freunde hinzugefügte. Heute – knapp 3 Jahre später, ist die Benutzung von sozialen Netzwerken für viele Menschen eine Normalität geworden. Twitter, Facebook oder Google+ sind für viele Menschen eine Plattform, um ihre sozialen Kontakte zu pflegen. Der Vorteil? Soziale Kontakte können auch über Städte, Länder oder sogar Kontinente geführt werden. Auch wenn einige Soziologen diese Plattformen nicht befürworten, ist dennoch ein stetiger Wachstum bei der Benutzung dieser Medien zu vermerken. Warum soll dann eine solche Plattform nicht für Unternehmen genutzt werden, um die Kommunikation innerhalb der Unternehmensorganisation zu verbessern? Genau dieser Hintergrund verbirgt sich hinter Yammer. Microsoft hat das Potential dieser Lösung erkannt und das Unternehmen vor einiger Zeit gekauft.  Im Gegensatz zu anderen sozialen Plattformen wie zum Beispiel Facebook ist bei Yammer nicht die Fragestellung: Was machst Du gerade? Sondern, Woran arbeitest Du gerade? Mit der Plattform Yammer können nicht nur Informationen getauscht werden, sondern auch Dokumente, wie zum Beispiel Excel oder Word in einer Projektgruppe bereitgestellt werden. Die Unternehmen, die bereits einen SharePoint Server bzw. Project Server einsetzen werden sich nun fragen, warum Sie jetzt noch Yammer benötigen? Gibt der SharePoint Server doch die Möglichkeiten, soziale Kommunikation in Organisationen bereitzustellen.  Mit Yammer können auch Kunden in die Kommunikation eingebunden werden, die keinen direkten Zugriff in ihre Infrastruktur besitzen. Dadurch wird das Produkt meiner Meinung nach sehr interessant für den Einsatz in Projektorganisationen. Der Zugriff auf Yammer kann über einen Webbrowser erfolgen oder über Apps, die für alle gängigen Plattformen existieren.

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Yammer mit Project 2013 macht das Sinn?

Macht es Sinn, Yammer in Project Server 2013 zu nutzen? Meiner Meinung nach ja. Innerhalb von Projekten kommt es immer wieder zu Kommunikationsproblemen zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. Yammer hilft Ihnen dabei, die Kommunikation in einer Projektumgebung zu verbessern. Sie haben die Option innerhalb von Yammer, sogenannte Gruppen zu erstellen, diese Gruppen können Sie dann in die Projektwebsite einbinden und der jeweiligen Gruppe, die entsprechenden Mitglieder (Extern/Intern) zuteilen.

Achtung: Natürlich ist der Erfolg von Yammer von einigen Faktoren abhängig. Genau wie Facebook und Twitter gehört Yammer zu den neuen Medien. Dies beutetet, daß die Akzeptanz den neuen Medien gegenüber vorhanden sein sollte.  

Was benötigen Sie, um dieses Beispiel auszuprobieren? Als erstes benötigen Sie ein Yammer-Konto und optimaler Weise einige Benutzer, die Ihrem Firmennetzwerk innerhalb von Yammer angehören. In meinem Beispiel bin ich als Administrator (tblankertz[a]blankertz-pm.de) tätig und ebenfalls existieren noch die Test-User Bob der Baumeister mit der E-Mail Adresse bob.baumeister[a]blankertz-pm.de und Buddel Baumeister mit der E-Mail Adresse buddel.baumeister[a]blankertz-pm.de. Die Zugehörigkeit in Ihrer Organisation wird anhand der E-Mail Adresse durchgeführt. Sollte ein neuer Benutzer aus der Domäne blankertz-pm.de sich in Yammer registrieren, wird er automatisch Ihrer Organisation zugeteilt. 

Ebenfalls benötigen Sie einen Project online Tenant bzw. einen Test-Tenant, um die Einbindung zu ermöglichen.

Ich möchte Ihnen nun zeigen, wie Sie die Gruppe einer Projektwebseite einbinden können.

Installation des Yammer-App in Project Online

Öffnen Sie nun Ihre Project Online Seite. Klicken Sie im oberen Bereich auf das Zahnrad. Wählen Sie in dem sich öffnenden Menü den Eintrag “App-Hinzufügen”.

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Klicken Sie im unteren Bereich auf den Link “SharePoint Store” um den App-Store zu öffnen.

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Geben Sie in der Suche “Yammer” ein und klicken Sie anschließend auf die Enter-Taste.

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Anschließend wird Ihnen die Beschreibung von Yammer angezeigt. Klicken Sie auf den Button “Hinzufügen”.

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Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, dass Sie das App hinzufügen wollen, indem Sie auf “Weiter” klicken.

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Entfernen Sie die Option “Diese App zu Project Web App hinzufügen”. Sie können das Yammer App nur der entsprechenden Projektteamwebsite hinzufügen, nicht aber innerhalb der Project Web App.

Achtung: Sollte Sie vergessen die Option zu entfernen, wird Ihnen die Meldung angezeigt, dass sie das App nicht innerhalb des Project Web Access (PWA) bereitstellen können.

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Bestätigen Sie, dass Sie dem Yammer-App vertrauen, indem Sie auf “Vertrauen” klicken.

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Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage bestätigt haben, wird das App auf Ihrer Seite bereitgestellt.

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Installation des Yammer-App in einer Projektwebsite.

Als nächstes müssen Sie das Yammer-App auf der Projektwebsite hinzufügen. Öffnen Sie hierzu Microsoft Project-Online. Wechseln Sie in das Project-Center und öffnen Sie die Projektteamwebsite, auf der Sie das App hinzufügen wollen. Klicken Sie nun wieder in der oben rechten Ecke auf das Zahnrad und wählen Sie im Menü den Eintrag “App hinzufügen”. Wie Sie nun erkennen können, wird Ihnen das App für die Bereitstellung angeboten. Klicken Sie auf das App, um es auf der Projektteamwebsite hinzuzufügen.

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Bestätigen sie erneut die Sicherheitsabfrage indem Sie auf “OK” klicken.

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Anschließend wird das Yammer-App auf Projektteamwebsite bereitgestellt. Sie erkennen dies daran, dass das Yammer-App zuerst ausgegraut dargestellt wird. Der Bereitstellungsprozess dauert nur wenige Sekunden.

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Nachdem das Yammer-App bereitgestellt wurde, können Sie sich die Informationen über das App entweder über den Link “Yammer App for SharePoint” lesen oder Sie klicken nach der Bereitstellung einfach auf das App selber.

Achtung: Sie benötigen den Link ““Yammer App for SharePoint” nicht für die weitere Einbindung in der Projektteamseite. Aus diesem Grund, können Sie den Link aus der Rubrik “Zuletzt verwendet” wieder löschen. Klicken Sie hierzu auf den Button “Link bearbeiten” unter der Menüspalte auf der rechten Seite.

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Löschen Sie nun den Eintrag aus der Liste, in dem Sie auf das “x” auf der rechten Seite klicken. Schließen Sie dann den Bearbeitungsmodus indem Sie auf “Speichern” klicken.

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Aktivieren des Yammer App auf der Projektwebsite

Nachdem wir nun das Yammer App in der Projektteamseite eingebunden haben, müssen wir es nur noch aktivieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor. Klicken Sie nun auf den Link “Start” auf der rechten Seite. Klicken Sie nun in der Ribbon-Oberfläche auf “Seite” und wählen Sie innerhalb des Menüs “Seite bearbeiten”, die gleichnamige Option. 

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Wählen Sie nun den Seitenabschnitt, indem Sie das Yammer-App hinzufügen wollen. In meinem Beispiel wähle ich die unten-links. Klicken Sie dort auf “Webpart hinzufügen”

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Wählen Sie nun unter “Apps” das App “Yammer feed” aus.

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Danach wird das App eingebunden.

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Schließen Sie nun wieder den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie hierzu wieder innerhalb des Menüs auf “Bearbeitung beenden”.

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Einbinden einer Yammer-Gruppe

Wir können nun eine Yammer-Gruppe dieser Projektwebiste zuteilen. Hierzu müssen Sie als erstes eine Yammer-PM Gruppe erstellen. In meinem Beispiel werde ich die Gruppe “Yammer-PM” passend zur Projektteamwebsite benennen. Natürlich ist hier Ihrer Phantasie freien Lauf gelassen. Melden Sie sich als Administrator an der Yammer-Website hier an.

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Legen Sie nun eine Gruppe an. In meinem Beispiel nenne ich die Gruppe Yammer-PM. Sie haben nun die Möglichkeit, externe Ressourcen in Ihre Gruppe einzuladen. Klicken Sie hierzu bei Bedarf auf “Externes Netzwerk”. In meinem Beispiel nehme ich allerdings eine “Interne Gruppe”. Wählen Sie einen Gruppennamen. Geben Sie nun an, ob externe Gruppenressourcen dieser Gruppe ohne Genehmigung beitreten können, oder ob Sie explizit die Gruppenzugehörigkeit wählen wollen. Klicken Sie anschließend auf “Create Gruppe”.

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Nachdem Sie die Gruppe angelegt haben, finden Sie diese in der Sortierung “Gruppe” auf der linken Seite.

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Wechseln Sie nun im Browser auf die Adressleiste. Wechseln Sie an das Ende der URL. Dort finden Sie die FeedID der Gruppe. Es handelt sich hierbei um 7 stelligen Zahlencode. Markieren Sie diesen mit der Maus. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag “kopieren”.

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Wechseln Sie auf die Projektwebteamseite. Melden Sie sich mit Ihrem Yammer-Account an und klicken Sie auf die Kachel “Group feed”.

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Wählen Sie Ihr “Network” aus und geben Sie die zuvor kopierte FeedID in das Feld Group ID ein. Klicken Sie anschließend auf “Save”.

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Die Feed Informationen werden nun wie gewünscht dargestellt.

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Achtung: Unter dem IE 11 kann es Probleme mit der Darstellung des Apps geben. Achten Sie darauf, dass Sie die Website unter den Sicherheitseinstellungen im Internetexplorer den “Vertrauenswürdigen Webseiten” hinzugefügt haben. 

Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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