Project 2013–Teil 1 – Arbeiten mit Kalendern

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In diesem Blogbeitrage möchte ich Ihnen erläutern, welche Kalenderarten es in Microsoft Project gibt, und wie Sie die verschiedenen Kalenderarten für Ihre Projektplanung nutzen können. Viele Projektleiter planen Ihre Projekte in Microsoft Project oft ohne die Berücksichtigung von Feiertagen und Urlaubstage der jeweiligen Ressourcen. Diese Nachsicht kann allerdings Einfluss auf den weiteren Projektverlauf haben.

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Innerhalb von Microsoft Project haben Sie die folgenden Kalenderarten:

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Der Standardkalender ist, denke ich, jedem bekannt. Er wird von Microsoft Project bei jedem Project als Standard genutzt. Die Arbeitszeit ist von Montags bis Freitags von 8:00 – 17:00 Uhr. Ein Arbeitstag hat 8 Stunden und eine Arbeitswoche 40 Stunden. Der Standardkalender besitzt keine Feiertage. Diese müssen von Hand angelegt werden. Der Nachtkalender besitzt die Arbeitszeiten 00:00 – 03.00 Uhr, von 04:00 – 08:00 Uhr und von 23.00 – 00:00 Uhr. Den 24 Stundenkalender können Sie bei Planungen von 00:00 bis 00:00 Uhr nutzen. Kalender Ressourcenkalender und Vorgangskalender müssen individuell erstellt werden und danach einer Ressource bzw. einem Vorgang zugeteilt werden. Wie Sie mit der Zuteilung der Kalender verfahren, bleibt Ihnen überlassen. Ob Sie zum Beispiel jeder Ressource einen Kalender zuteilen oder einen Ressourcenkalender für alle Ressourcen nutzen, können Sie selber entscheiden.

Einen Projektkalender erstellen

Als erstes wollen wir einen Projektkalender erstellen. Ein Individueller Projektkalender eignet sich sehr gut um Feiertage in einem Projekt zu berücksichtigen. Aus diesem Grund werden wir die Feiertage für das Jahr 2013 und 2014 dem Kalender hinzufügen und dann den Kalender für das aktuelle Projekt aktivieren. Öffnen Sie nun Ihren Microsoft Project 2013 Standard oder Professional Client. Klicken Sie nun auf die Registerkarte “Projekt” und wählen Sie dort den Button “Arbeitszeit ändern”.

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Sie können sich nun alle Informationen zum Standardkalender anschauen. Klicken Sie auf der rechten Seite auf den Button “Neuen Kalender erstellen…”.

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Geben Sie nun einen eindeutigen Namen für den Kalender ein. In meinem Fall wähle ich den Namen “Projektkalender”. Wählen Sie die Option, ob der Kalender als Kopie für einen schon vorhanden Kalender erstellt werden soll. Diese Funktion ist ganz praktisch, wenn Sie zum Beispiel bei weiteren Kalendern ebenfalls die Feiertage einbezogen haben wollen. So können Sie sich viel Arbeit ersparen. Klicken Sie anschließend auf “Ok”.

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Tragen Sie nun die folgenden Feiertage unter der Rubrik “Ausnahmen” ein. Ich habe hier die folgenden Feiertage berücksichtigt. Hierbei handelt es sich um die Feiertage für NRW. Sollten Sie Projekte Bundesland übergreifend durchführen, so sollten Sie das bei der Eingabe berücksichtigen.

Feiertagsname Datum
1 Weihnachtstag 2013 25.12.2013
2 Weihnachtstag 2013 26.12.2013
Neujahr 01.01.2014
Karfreitag 18.04.2014
Ostermontag 21.04.2014
Tag der Arbeit 01.05.2014
Christi Himmelfahrt 29.05.2014
Pfingstmontag 09.06.2014
Fronleichnam 19.06.2014
Tag der Deutschen Einheit 03.10.2014
Allerheilgen (Nicht eingetragen ist ein SA) 01.11.2014
1 Weihnachtstag 25.12.2014
2 Weihnachtstag 26.12.2014

Nachdem Sie die Feiertage eingetragen haben, müsste Ihre Ansicht wie folgt aussehen. Klicken Sie anschließend auf “OK”.

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Nun haben wir einen neuen Projektkalender anlegt. Als nächstes müssen wir Project mitteilen, dass er den Projektkalender auch auf das Projekt anwendet. Klicken Sie hierzu in die Ribbon-Oberfläche auf die Registerkarte “Projekt” und dort auf den Button “Projektinformationen”.

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Klicken Sie nun auf die Option “Kalender” und suchen Sie Ihre erstellten Kalender im Pulldownmenü aus. Klicken Sie anschließend auf “Ok:

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Eigentlich haben wir nun den individuellen Projektkalender aktiviert. Allerdings gibt es eine Besonderheit. Der Projektkalender wird noch nicht in der Gantt-Ansicht berücksichtigt. Scrollen Sie in der Gantt-Ansicht auf den 25.12.2013. Wie sie sehen, wird der 25.12 –26.12.2013 nicht als arbeitsfrei angezeigt.

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Damit Project die Feiertage auch in der Gantt-Ansicht berücksichtigt, müssen Sie den Projektkalender auch hier aktivieren. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in die Gantt-Oberfläche. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag “Arbeitsfreiseiten”.

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Wählen Sie ebenfalls unter “Kalender” den von Ihnen erstellten Kalender. In meinem Beispiel ist das “Projektkalender”.

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Tipps & Tricks: Sie können hier ebenfalls angeben, ob die Feiertage vor- oder hinter dem Vorgangsbalken angezeigt werden soll. Im Standard werden die Feiertage hinter dem Vorgangsbalken angezeigt. Manche Kunden irritiert das, da es so aussieht, als ob an einem Wochenende gearbeitet wird. Dieser Effekt ist aber nur optisch und hat keinen Einfluss auf die Projektberechnung. Sollten Sie die Ansicht wechseln wollen, so wählen Sie die Option “Vor dem Vorgangsbalken” aus.

Nachdem Sie die Einstellung durchgeführt haben, werden die Feiertag auch innerhalb des Gantt-Chart dargestellt.

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In meinem nächsten Beitrag werden wir nun einen Ressourcenkalender erstellen und einer Ressource zuteilen.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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