Project 2013–Teil 2 – Arbeiten mit Kalendern

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Nachdem wir nun in unserem ersten Teil einen individuellen Projektkalender angelegt haben, werde ich Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen, wie Sie einen Ressourcenkalender erstellen und dann einer Ressource zuteilen. Wie in meinem ersten Beitrag schon erwähnt habe, bleibt Ihnen die Planungsweise selbst überlassen. Sie können jeder Ressource einen Kalender zuteilen oder Sie können einen Kalender “Ressourcen” erstellen und den dann mit jeder Ressource nutzen.

>> Achtung, zu diesem Thema exitsiert ein Youtube-Video! <<

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Als erstes werden wir nun eine Ressource innerhalb Microsoft Project 2013 anlegen. Öffnen Sie hierzu Ihren Client. Öffnen Sie ein leeres Projekt. Öffnen Sie nun unter der Rubrik “Gantt-Diagramm-Ansicht” die Ansicht “Ressourcen Tabelle”.

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Legen Sie nun eine Ressource an. In meinem Beispiel nehme ich den Namen “Bob der Baumeister”. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte “Projekt” und klicken Sie dort auf den Button “Arbeitszeit ändern”.

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In den Standardeinstellungen von Microsoft Project 2013 können Sie nun innerhalb des Projektstandardkalender gewünschte Termine für die Ressource eintragen. Die Termine für die jeweilige Ressource können Sie dann über eine Art Filterfunktion einsehen. Kontrollieren Sie, ob unter der Option “Für Kalender” die gewünschte Ressource ausgewählt ist. Tragen Sie nun einen Termin (Urlaub) unter “Ausnahmen” ein. Klicken Sie nun auf “OK”.

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Klicken Sie nun wieder auf den Button “Arbeitszeit ändern”. Wechseln Sie nun im oberen Bereich unter “Für Kalender” auf Ihren Projektstandardkalender.

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Wie Sie sehen, sind keine Ausnahmen vorhanden.

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Wählen Sie nun wieder unter “Für Kalender” Bob der Baumeister aus. Wie Sie sehen, ist die angelegte Ausnahme weiterhin vorhanden.

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Anlegen eines persönlichen Ressourcenkalenders

Als nächstes werden wir einen separaten Ressourcenkalender anlegen. Der persönliche Ressourcenkalender ist schon, wie der Namen sagt, ein autarker Kalender jeder Ressource. Klicken Sie hierzu, wie oben beschrieben, erneut auf “Arbeitszeit ändern”. Klicken Sie nun auf “Neuen Kalender erstellen”.

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Vergeben Sie nun einen eindeutigen Namen für den Ressourcenkalender. Wählen Sie aus, ob eine Kopie aus einen vorhandenen Kalender erstellt werden soll, oder ob der Kalender als leerer Kalender erstellt werden soll. Klicken Sie anschließend auf “OK”.

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Achtung: Sollten Sie diese Anleitung nachfolgend zu meinem ersten Beitrag durchführen, sollten Sie eventuell den erstellten Projektkalender verwenden. Somit haben Sie die Feiertage auch in dem Ressourcenkalender zur Verfügung.

Schließen Sie nun wieder die Eingebe “Arbeitszeit ändern”, indem Sie auf “OK” klicken. Vergewissern Sie sich, ob Sie sich in der Ansicht “Ressourcen Tabelle” befinden. Sollte dem nicht so sein, wechseln Sie bitte wieder in die Ansicht wie oben beschrieben. Wählen Sie die Zeile der Ressource aus, dem der Ressourcenkalender zugeordnet werden soll. Wechseln Sie in die Spalte “Basiskalender”. Wählen Sie dort den Erstellten Kalender aus.

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Sie haben nun den Kalender der Ressource zugeteilt. Um eine weitere Ausnahme hinzuzufügen, verfahren Sie wie oben beschreiben. Achten Sie nur drauf, dass Sie bei der Eingabe immer den richtigen Ressourcenkalender ausgewählt haben.

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Eingabe von Ausnahmen

Um einer Ressource nun einen halben Tag Urlaub zu geben. Gehen Sie nun wie folgt vor. Öffnen Sie wieder die Eingabemaske “Arbeitszeit ändern”. Geben Sie unter “Ausnahmen” den Namen “Urlaub” ein und wählen Sie das gewünschte Datum aus. Klicken Sie anschließend auf “Details”.

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Geben Sie nun, wie dargestellt die Uhrzeit ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf “OK” klicken.

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Die Ressource wird nun bei Planungen für diesen halben Tag nicht berücksichtigt. 

Sollten Sie es wünschen, dass der Ressourcenkalender keinen Einfluss auf das Arbeitspaket (AP) hat, so gehen Sie wie folgt vor. Erstellen Sie auf gleicher Weise wie oben Beschrieben einen  Vorgangskalender. Teilen Sie dem Vorgangskalender der Vorgang zu, und setzten Sie dann den Haken bei “Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender”.

Achtung: Die Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie einen Vorgangskalender zugeteilt haben! 

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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