Office 365 Project Portfolio Dashboard fürs iPad

Seit vielen Jahren werde ich von Kunden gefragt, ob es für das iBook oder das iPad Microsoft Project gibt oder eine Alternative auf dem Markt existiert. Leider musste ich immer den Kunden mitteilen, dass es zum jetzigen Zeitpunkt voraussichtlich keinen Project Client geben wird und es keine wirkliche Alternative gibt. Für Mac-User bleibt dann immer nur  der Zugriff über den Safari-Browser auf den Project Server oder Project Online. Nun gibt es für Microsoft Project Online Kunden ein App mit dem Namen “Office 365 Project Portfolio Dashboard”, welches einmal über den Office 365 Store für alle Windows-User und einmal über den Apple-Store für iPad –User -bezogen werden kann. Das App soll Projektleitern oder Lenkungsausschüsse dazu dienen, schnell und einfach auf Projektinformationen zuzugreifen. In meinem ersten Blogbeitrag werden wir uns das App fürs iPad einmal genauer ansehen.

Sollten Sie Fragen oder Hilfe bei der Einführung von Project Online, Project Pro für Office 365 brauchen. So stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Das App steht kostenlos im AppStore zur Verfügung. Leider ist das App nur für das iPad und in englischer Sprache verfügbar. IPhone-User können das App nicht über den AppStore beziehen. Öffnen Sie den AppStore und geben Sie im oberen Suchfeld den Namen “Office 365 Project Portfolio Dashboard” ein. Klicken Sie anschließend auf “Laden”.

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Nach der Installation finden Sie das App “Dashboard “auf der iPad-Oberfläche.

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Hinweis: Bitte beachten Sie, sollte Ihr iPad von Ihrer IT-Abteilung gemanagt werden, so wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, um das App zu erhalten. 

Öffnen Sie nun das App “Dashboard ”. Als erstes müssen Sie die URL Ihres Project Online Tenant, Ihr Benutzername und Ihr dazugehörige Kennwort eingeben. Bitte wählen Sie im Kästchen neben dem Kennwortfenster, ob das App Ihre Credentials speichern darf oder nicht. Klicken Sie anschließend auf “Login”.

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Das Einlesen der Daten kann einen kleinen Moment dauern. Oben rechts wird Ihnen der aktuelle Stand der Datenaktualisierung  angezeigt. Mittig erhalten Sie den Namen der Ansicht in der Sie sich gerade befinden (Overview) und in der linken Ecke erhalten Sie die Menüauswahl (Hamburger) sowie die Möglichkeiten die Projektinformationen zu filtern. In meinem Fall wurde gleich ein Filter für Projekte des laufenden Jahres gesetzt. Sollten Sie alle Projekte aus Ihrer PWA einsehen wollen, so setzen Sie im oberen Bereich den Filter auf “Alle Projekte” (eng. All Projects).

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Innerhalb der Overview-Ansicht werden Ihnen die wichtigsten Projektinformationen im Bezug der Zeit (Schedule), Arbeitsleistung (Work) und Kosten (Cost) dargestellt. Gleich daneben erhält man eine Übersicht der entsprechenden Abweichungen. Natürlich werden die Werte (Zahlen) auch farblich aufgearbeitet.

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Wenn Sie auf der rechten Seite das Menü aufrufen, haben Sie die Möglichkeit – weitere Ansichten einzusehen. Wechseln Sie in die Ansicht “Projects”. Klicken Sie hierzu auf den Hamburger und wählen Sie die Option: “Projects” (Projekte).

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Innerhalb der Project-Ansicht erhalten Sie die Übersicht der in der PWA gespeicherten Projekten. Wie in der Overview-Ansicht werden Ihnen hier die Projektinformationen nach deren Abweichungen angezeigt. In den zwei Diagrammen werden Ihnen die Top-Projekte nach Ende und Kostenabweichungen- sowie die Top-Projekte nach Arbeitsabweichungen angezeigt.

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Sollten Sie im unteren Bereich die Registerkarten ändern, bleibt die Darstellungsform der Diagramm unbeeinflusst. Innerhalb der Registerkarten werden Ihnen die Projektinformationen nach der jeweiligen Rubriken – Finish-Variance (Abweichungen in Bezug auf das Projektende), Cost-Variance (Kostenabweichung) und Work-Variance (Arbeitsabweichung) grafisch aufgewertet und zur Verfügung gestellt.

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Ansicht Ressourcen

In der Ressourcenansicht erhalten Sie alle Informationen zu allen Ressourcen in Ihrer Organisation. Genau wie bei den anderen Ansichten werden Ihnen zwei Diagramme im oberen Bereich angeboten. Einmal die Ansicht Top-Ressourcen nach deren Verfügbarkeit und einmal die Top-Ressourcen nach deren zugeteilten offenen Punkten  angezeigt. In der Ansicht “Top Ressources by demand 2016” werden in der Farbe Magenta die freien Kapazitäten und in  schwarz die zugeordneten Einheiten nach Stunden angezeigt. Genau wie bei der Ansicht “Projects” wird die grafische Darstellung beim Ändern eines Reiters nicht geändert.

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Ansicht Task

In der Ansicht Task finden Sie alle relevanten Informationen zu den entsprechenden Aufgaben in einem Projekt. Hier werden Ihnen die Informationen in Hinsicht auf Slipping.Tasks (Schlafende Aufgaben), Cost Overruns (Kostenüberschreitung), Work Overruns (Arbeitsüberschreitung ), Missed Deadline (Deadline-Abweichung) und Work in Past (Arbeit in der Vergangenheit) aufgewertet und angezeigt.

Ansicht Content

In der Ansicht Konten erhalten Sie alle Informationen zu einem Projekt in Hinsicht der zusätzlichen Inhalte. Hiermit sind die Issues (Offene Punkte), Risiks (Risiken) und eventuelle Lieferungsabhängigkeiten gemeint. Diese werden Ihnen im oberen Bereich einmal grafisch ausgewertet nach den Top-Projekten mit deren Risiken und offenen Punkten und einmal nach den Top-Ressourcen mit deren zugewiesenen offenen Punkten und Risiken. Genau wie bei den oberen Ansichten bleiben diese Diagramme ebenfalls einheitlich, wenn auf die anderen Reiter zugegriffen wird.

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Im unteren Bereich stehen Ihnen genau wie bei den Ansichten zuvor, die Detailansichten mit den entsprechenden aufgearbeiteten Werten zur Verfügung.

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Bleiben nun nur noch die Optionen Settings und Refine-Filter. Unter Settings haben Sie die Option die automatischen Refresh zu aktivieren. Dieser ist im Standard immer aktiviert und im Bereich der Refine-Filter einen Filter für die benutzerdefinierte Suche zu konfigurieren. Somit haben Sie die Möglichkeit die dargestellten Informationen in den Ansichten auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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