Project Online–Projektnummern automatisch generieren!

In Microsoft Project Online ist nun möglich, Projektnummern automatisch vergeben zulassen. Zwar ist die Formatvorgabe sehr eingeschränkt, aber dennoch ist dieses Feature eine Erleichterung für viele Organisationen. Um das Feature zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor. Melden Sie sich an Ihrem Project Online Tenent an. Klicken Sie auf die Project-Kachel und wechseln Sie in die PWA-Einstellungen. Wählen Sie hierzu in der oberen rechten Ecke das Zahnrad auswählen Sie in dem Kontextmenü den Eintrag “PWA-Einstellungen”.

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Um die Einstellung für automatische Projektnummernvergabe vorzunehmen, müssen Sie entweder einen bestehenden Enterprise-Projekttyp ändern oder einen Neuen anlegen. In meinem Beispiel werden wir einen bestehenden Enterprise-Projekttyp anpassen. Klicken Sie als erstes auf den Link “Enterprise-Projekttypen” unter der Rubrik “Workflow- und Projektdetailseiten”.

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Wählen Sie nun den Enterprise-Projekttyp aus, den Sie ändern möchten. Ich habe vor einiger Zeit einen eigenen Enterprise-Projekttypen (Template-TB) angelegt. Natürlich können Sie auch den eigenen Projekttypen auswählen.

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Gehen Sie nun in den Bereich “Projekt-ID”. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die gewünschten Einstellungen vorzunehmen. Der Präfix wird vor der eigentlichen Nummer erscheinen, der Postfix logischerweise danach. Meine Projektnummer soll bei “1” beginnen und die ganze Nummer soll eine Länge von 6 Stellen haben (Mindestabstand). Speichern Sie Ihre Einstellung ab.

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Veröffentlichen Sie nun ein neues Projekt in Project Online. Damit Ihnen die neue Nummer auch im Project Center angezeigt wird, müssen Sie die Nummer noch der Ansicht hinzufügen. Klicken Sie hierzu innerhalb der “PWA-Einstellungen” auf den Link “Ansichten verwalten” in der Rubrik “Aussehen und Verhalten”. Scrollen Sie nun bis zur Rubrik “Project-Center” und wählen Sie die gewünschte Ansicht, der Sie die automatisch generierte “Projekt-ID” hinzufügen wollen. In meinem Beispiel wähle ich die Standard-Ansicht “Zusammenfassung”.  Gehen Sie nun bis zur Rubrik “Tabelle und Felder ”. Wählen Sie auf der linken Seite die Option “Project-ID” und klicken Sie in der Mitte auf den Button “Hinzufügen”. Speichern Sie nun die Ansicht ab, indem Sie nach unten scrollen und auf “Speichern” klicken.

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Achtung: Seit der Aktivierung von Seiten Microsoft wird wohl bei jeder Veröffentlichung des Projektes eine ID vergeben. Leider ist es nicht möglich diese nachträglich zu editieren. Ich habe auch versucht die “Project-ID” der PSP-Seite hinzuzufügen, worüber die nachträgliche Bearbeitung der Projektinformationen möglich ist. Was wiederum bedeutet, dass nur die neuen Projekte ihre Projekt-ID-Formatierung erhalten.

Sollten Sie Fragen bzgl. Project Online haben, so sprechen Sie mich gerne an.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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