Teil 1 – Project- Online Ressourcenengagement

Eigentlich hätte ich diesen Blog-Artikel schon viel früher schreiben, den in Project Online steht diese Feature schon seit einiger Zeit zur Verfügung – OnPremise Kunden werden nur in der Server Version 2016 das vergnügen haben es nutzen zu können. In den folgenden zwei Blog-Artikeln möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick geben, welchen Nutzen Sie von diesem Feature erhalten.

Microsoft gibt Ihnen mit dem neuen Feature die Möglichkeit, schneller in Ihrer Organisation auf Engpassressourcen zu reagieren, um Überlastungen dieser schneller zu erkennen. Dadurch habe Sie die Möglichkeit einen Forecast in Hinsicht der Ressourcenkapazitätsplanung zu erhalten, um dann Projekte zu priorisieren oder eventuell abzulehnen.

Bemerkung: Bitte beachten Sie, dass dieses neue Feature nichts mit der bisherigen Ressourcenplanung zutun hat und die bisherige Arbeitsweise mit den Ressourcen innerhalb von Project Online bzw. Project Server 2016 keiner Änderung unterliegen. Bei dem neuen Feature handelt es sich aussschließlich um Meta-Information, die zu einer Ressource zusätzlich gepflegt werden.

Der erste Schritt innerhalb der Projektorganisation ist es, eine Engpassressource festzulegen. Was versteht man eigentlich unter einer Engpassressource? Gehen wir davon aus, Sie haben einen großen Sandhaufen vor Ihrem Haus. Da Sie den Sand im Garten benötigen, haben Sie nur die Möglichkeit den Sand mit Schubkarren zu transportieren. Sie selber sind derjenige, der am Sandhaufen steht und Sie haben zzgl. 3 Freunde, die Ihnen helfen wollen. Diese erhalten alle eine Schubkarre. Genau hier liegt nun die Fragestellung wer die Engpassressource in Ihrem Projekt ist? Sind Sie dass? Weil wenn Sie nicht schaufeln können, können die anderen nicht mit der Schubkarre fahren. Oder sind es Ihre Freunde, denn wenn Sie nicht da sind, können Sie keinen Sand fahren. Eine Art Fragestellung, was war zuerst da, das Huhn oder das Ei. Aber in meinem Beispiel benenne ich mich als Engpass, denn nach aller Wahrscheinlichkeit, könnte ich auch noch mit zwei Schubkarren die Arbeit erledigen. Nun ist dies nur auf ein Projekt gemünzt. Sollte ich aber in einer Projektorganisation immer zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein, wäre ich in diesem Fall der Engpass in der Organisation. Sollten Sie nun eine Engpassressource identifiziert haben, können Sie diese im Ressourcenpool als solche markieren.

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Hinwies: Sollten Sie das Feature in Project Online nutzen wollen, so müssen Sie erst das Feature aktiviert haben. Hierzu müssen Sie als Administrator angemeldet sein. In Project Server 2016 steht Ihnen das Feature direkt zur Verfügung.

Sollte nun ein Projektleiter eine Engpassressource in seinem Projektplan zuordnen, erhält er innerhalb der Infospalte den Hinweis, dass er die Ressource erst anfordern muss, bevor er dies einer Aufgabe zuteilen kann.

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Hierzu kann er dann auf den neuen Button “Einsatz hinzufügen” unter der Rubrik “Ressource” klicken.

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Nun können Sie die Informationen zu “Einsatz” hinzufügen, um dann bei Ihrem Ressourcenmanager zu beantragen. Klicken Sie hierzu auf das Drop-Down-Feld und wählen Sie Ihre Ressource aus. In meinem Beispiel “Bob Baumeister”,  Geben Sie eine Beschreibung ein und vergeben Sie einen Anfang und einen Endtermin an dem Sie die Ressource benötigen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit die Ressource nach einer bestimmten Maßeinheit 100% (8h Stunden am Tag) oder einer bestimmten Arbeitsleistung in Hinsicht der Dauer. Sollten Sie Bob Baumeister hier für eine Arbeitsleistung von 10 Stunden in einer Woche benötigen, können Sie dies hier eingeben. Danach können Sie noch einen persönlichen Hinweis für den Ressourcenmanager eintragen. Klicken Sie danach auf “OK”.

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In meinem nächsten Artikel werden nun die Ressourcenanforderungen an den entsprechenden Ressourcenmanager einsenden und innerhalb von Project Online bzw. Project Server 2016 die Anforderung bearbeiten.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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