Teil 2 – Project- Online Ressourcenengagement

In meinem ersten Artikel habe ich Ihnen ein Beispiel für eine Engpassplanung beschrieben und wir haben innerhalb eines Projektplan eine Engpassressource innerhalb eines Projektes verplant. Nun müssen wird diese Ressource bei einem Ressourcenmanager anfordern. Nachdem Sie den Ressourcenantrag ausgefüllt haben, verfärbt sich das Icon in der Informationsspalte zwar grau – was aber nicht bedeutet, dass die Ressource nun beantragt wurde. Dies wirkt zunächst etwas trügerisch, denn der Projektleiter könnte an dieser Stelle annehmen, dass die Ressource angefordert wurde. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt in das Ressourcen-Center innerhalb von Project Online oder Project Server 2016 wechseln, werden Sie feststellen, dass auch hier noch keine Anforderung vorliegt. Gehen Sie nun wie folgt vor.

Wechseln Sie in die neue Ansicht “Ressourcenplan” von Project für Office 365 oder Project Professional 2016. Klicken Sie dann auf die Registerkarte “Einsätze”. Klicken Sie dann auf die Option “Senden” und wählen Sie dann innerhalb des Kontextmenüs den Eintrag “Ausgewählter Einsatz senden”. aus.

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Hinweis: Ihr Projektplan muss zu diesem Zeitpunkt veröffentlicht sein. Ansonsten steht die Option Ihnen nicht zur Verfügung.

Nachdem Sie die Ressource nun bei Ihrem Ressourcenmanager angefordert haben, erhalten Sie in der Zeile “Einsatzstatus” den Hinweis “Vorgesehen” angezeigt.

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Nun wollen wir uns die Anforderung innerhalb des Ressourcenmanagement auf dem Project Server 2016 bzw. Project Online einmal anschauen. Wechseln Sie hierzu als Ressourcenmanager auf die PWA-Seite Ihres Project Online bzw. Project Server 2016. Klicken Sie nun auf der linken Seite den Link “Ressourcen”, wählen Sie dann innerhalb des Ressourcencenter Ihre Ressource aus. In meinem Beispiel “Bob Baumeister”. Klicken Sie dann innerhalb der Ribbon auf den Button “Ressourcenanforderungen”. Ihnen wird hier die Ressourcenanforderung angezeigt.

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Um eine genaue Ansicht zu erhalten, welche Kapazität Bob der Baumeister überhaupt noch besitzt, klicken Sie nun in der Ribbon auf den Button “Kapazitätsplanung”. Wählen Sie hier auf der linken Seite unter Ansichten die Ansicht “Kapazitäts- und Einsatzwärme” aus. Sie sehen nun die Verfügbarkeit der Ressource. Sie können die Arbeitseinheiten (Stunden, Tage, ect) und die Zeitskala anpassen. Ebenfalls können Sie die vorgesehenen Buchungen prüfen.

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Nachdem Sie nun die Auslastung überprüft haben, können wir die Ressource für den Einsatz freigeben. Klicken Sie hierfür wieder auf den Button “Ressourcenanforderungen”. Wählen Sie dann die entsprechende Ressource innerhalb des Ressourcencenter und klicken Sie dann auf den Button “Genehmigen”.

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Hinweis: Sie haben hier natürlich auch die Möglichkeit, den Antrag abzulehnen oder eventuelle andere Ressource aus Ihrem Ressourcenpool vorzuschlagen.

Geben Sie nun bei Bedarf noch einen Kommentar ein und und klicken Sie danach auf “Ok”. Die Ressource wird nun für den Projektplan freigegeben und innerhalb des Ressourcencenter als “Zugesichert” angezeigt.

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Prüfen wir nun noch, wie sich die Genehmigung der Ressourcenanforderung innerhalb von Project für Office 365 bzw. Project Professional 2016 ausübt. Öffnen Sie nun den Project Client. Wechseln Sie in die Ansicht “Ressourcenplan”. Auch hier können Sie erkennen, dass die Ressource nun für die Verwendung des entsprechenden Zeitraums Ihnen zur Verfügung steht.

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Eine Anmerkung noch zum Schluss dieses Artikels. In diesem Beispiel wird der Ressource “Bob Baumeister” natürlich auch schon in der PWA angezeigt, dass er zu einer neuen Aufgabe (Task) zugeteilt wurde. Da ich die Ressource am Anfang schon einem Arbeitspaket zugeteilt habe. Sollten Sie wünschen, dass die Ressource zum Zeitpunkt der Aushandlung noch keine Information erhalten soll, dann müssen Sie vor der Veröffentlichung der Ressource noch keinem Arbeitspaket zuordnen , sondern erst nach der Freigabe des Ressourcenmanager.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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