Teil 1 – Office 365 Planner–Administration unter der Haube

Mit Microsoft Office 365 erhalten Organisationen ein weiteres Tool für das Aufgabenmanagement. Nicht zu verwechseln mit dem Produkt Microsoft Project Online, welches für die Verwaltung von Projekten bzw. Portfolios genutzt werden kann. Wie schon in einigen vorherigen Artikeln von mir beschrieben, kann Office 365 Planner mit einem E3-, E4- oder E5-Plan, Education- sowie Essentials- oder Business Premium Plänen genutzt werden.

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Normalerweise ist die Gestattung der Verwendung von Office 365 Planner relativ einfach. Der Administrator weißt dem entsprechenden User einfach die Lizenz zu und fertig ist die Laube. Allerdings gibt es Unternehmen, die nicht wünschen, dass jeder User eine Gruppe in Planer erstellen kann, sondern dies nur besonderen Key-Usern ermöglichen möchte. Wie in der Abbildung dargestellt ist es nämlich so, das Office 365 Planner eine einhundertprozentige Integration in Office 365 Groups ist. Sollte ein User eine Gruppe in Planner anlegen, so stellt er die Gruppe ebenfalls in den anderen Technologien bereit. Zum Beispiel wird bei der Verwendung von Outlook Online ebenfalls die Gruppe als Unified-Group in Office 365 zur Verfügung gestellt. Sollte der User weiterhin noch das neue Produkt “Teams” nutzen, wird hier die Gruppe ebenfalls zur Verfügung gestellt. Somit können die Gruppenteilnehmer Dokumente über die Technologien OneDrive für Business oder SharePoint sharen bzw. bearbeiten.

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Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass gerade bei größeren Organisationen dies zu administrativen Mehraufwänden führen kann. In dieser Blogreihe möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie die Erstellung von Gruppen innerhalb von Planner, Groups, Teams auf einen bestimmten Personenkreis einschränken können (Key-User).

Achtung: Bitte führen Sie keine Einstellungen an Produktivumgebungen aus, ohne diese vorher getestet zu haben. Sollten Sie Fragen bzgl. Office 365, Planner oder Project Online haben, so stehe ich gerne zur Verfügung.

Bevor Sie diesen Blog-Artikel ausprobieren können, müssen Sie die letzte Preview Version der “Microsoft Azure Active Directory Module for Windows PowerShell Preview (V1.1.130.0)” installiert haben. Diese können Sie hier herunterladen.

Hinweis: Auf meinem Computer trat immer noch bei der Installation des PowerShell Moduls der Fehler auf, dass angeblich auf dem Computer die Installation des PowerShell Modul 2.0 fehle. Um dieses Problem zu lösen, nutzen Sie bitte den folgenden Artikel von mir.

Um die Nutzung von Planner einzuschränken, sind folgende Maßnahmen notwendig:

  • Anlegen einer Gruppe (Sicherheitsgruppe) im Azure Active Directory bzw. Office 365
  • Auslesen der entsprechenden Object-ID der Sicherheitsgruppe
  • Konfigurieren des Standardtemplates für Planner mit der PowerShell
Anlegen einer Sicherheitsgruppe in Azure-AD

Als erstes müssen Sie eine Sicherheitsgruppe innerhalb des Office 365 Tenant anlegen. Melden Sie sich hierzu an Ihrem Office 365 Tenant als Administrator an und wechseln Sie in das Administratoren-Portal. Klicken Sie auf der rechten Seite den Link “Gruppen” und wählen im oberen Bereich den Button “+ Gruppe hinzufügen” aus.

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Wählen Sie als Gruppentyp die Option “Sicherheitsgruppe” aus und vergeben Sie einen eindeutigen Namen. In meinem Beispiel “GrpPlannerUser”. Geben Sie dann unter der Option Beschreibung Ihren gewünschten Text ein. Nur die User, die dieser Gruppe zugeteilt werden, sind berechtigt, Gruppen oder Teams anzulegen. Klicken Sie anschließend auf “Hinzufügen”.

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Im nächsten Schritt wird Ihnen die erfolgreiche Erstellung angezeigt. Schließen Sie das Fenster, indem Sie auf “Schließen” klicken.

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Fügen Sie nun die entsprechenden Key-User der Gruppe hinzu. in meinem Beispiel wähle ich mich als Administrator aus. Markieren Sie die Gruppe. Klicken Sie dann auf der rechten Seite, innerhalb der Gruppierung, den Link “Bearbeiten” an.

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Klicken Sie im oberen Bereich “+ Mitglieder hinzufügen”.

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Wähle Sie nun die Key-User aus und klicken Sie dann auf “Speichern”. Die User werden dann der Gruppe zugeteilt. Die Ansicht sollte wie folgt aussehen. Bitte beachten Sie, dass natürlich die Anzahl der User mit der von Ihnen hinzugefügten Auswahl, abweichen kann.

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Wir haben nun eine Sicherheitsgruppe mit den entsprechenden Key-Usern eingerichtet. Da alle User und Gruppen im entsprechenden Azure Active Directory Ihres Tenant angelegt werden, haben wir logischerweise die Gruppe auch Azure AD angelegt. In meinem nächstes Blog-Artikel werden wir nun die benötigte Object-ID auslesen, um dann die Konfiguration der Planner Gruppe vorzunehmen.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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