Teil 6 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

In meinen letzten Artikeln, haben wir über den theoretischen Ansatz der Ertragswertanalyse gesprochen. Wie meinem oben dargestellten Beispiel in Excel zeigt, müssten Sie für jedes einzelne Arbeitspaket Ihres Projektes einen kompletten Kasten ausfüllen und natürlich die Werte hierzu pflegen. Wie sieht das Ganze denn mit Microsoft Project aus? Es muss doch möglich sein, mit dem besten Projektmanagementtool eine Ertragswertanalyse durchzuführen! Nun ja – die Antwort ist aber leider nicht nach Lehrbuch. Genau zu den Besonderheiten möchte ich in diesem Kapitel eingehen.

Zunächst einmal müssen Sie eine Namensänderung der Kennzahlen erlernen. Denn leider hat sich Microsoft hier nicht an die reine Lehre gehalten, sondern eigene Kennzahlen erfunden, die sich leider namenstechnisch extrem von den schon gelernten Kennzahlen unterscheiden. Die aus meinen bisherigen Artikeln genannten Kennzahlen werden durch die folgende Namensgebung in Microsoft Project ersetzt:

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Ein weiteres Problem bei der Durchführung einer Ertragswertanalyse mit Microsoft Project ist die Erhebung der Daten. Wie Sie in meinen vorherigen Artikel gelernt haben, wird innerhalb der Ertragswertanalyse mit Aufwänden (Stunden oder Tagen) gerechnet. In Microsoft Project können Sie eine Ertragswertanalyse aber nur aus monetärer Sicht durchführen. Bedeutet – die Durchführung ist nur möglich, wenn Sie in Ihrem Projektplan Ressourcen planen und diese einen Stundensatz entsprechend zuteilen. Nachdem Sie diese Einschränkungen akzeptieren haben, können Sie mit Microsoft Project wie folgt eine Ertragswertanalyse durchführen.

Hinweis: Die hier beschriebene Anleitung funktioniert mit Microsoft Project 2007, 2010, 2013, 2016 sowie Project für Office 365. Das hier beschriebene Beispiel wurde mit Project für Office 365 erstellt.

Berechnung des Fertigungsgrad

Bevor Sie anfangen ein Projekt zu planen, um dann das Projekt-Controlling anhand einer Ertragswertanalyse durchzuführen, müssen Sie innerhalb von Microsoft Project die Standardberechnungsmethode für die Ertragswertanalyse ändern. Wie Sie in meinen vorherigen Artikel gelernt haben, wird der Ertragswert erst dann im vollem Umfang dem jeweiligen Arbeitspaket in der Höhe des Planaufwandes zu gebucht, wenn das Arbeitspaket wirklich 100% abgeschlossen wurde. Nun haben wir mit den Standardeinstellungen in Microsoft Project das Problem, dass durch die Eingabe des Fertigungsgrades (% Abgeschlossen) zwar die Actual Cost (AC), bzw. IKAA berechnet werde, dieser aber nicht für die Bewertung des Ertragswertes (EV) genutzt werden kann. Wir brauchen also eine Möglichkeit, den aktuellen Ertragswert (EV) so einzugeben, dass er unabhängig von dem aktuellen Fertigungsgrad (IKAA) berechnet werden kann. Hierzu gibt es innerhalb von Microsoft Project das Feld „Physikalisch abgeschlossen %“ und kann unter den Grundeinstellungen in Microsoft Project als Standardbemessungsmethode eingerichtet werden. Öffnen Sie hierzu Microsoft Project. Klicken Sie dann auf „Datei“ um in das BackOffice zu gelangen und klicken Sie dort auf „Optionen“. Wählen Sie auf der linken Seite unter der Option „Erweitert“ die Rubrik „Standard-Ertragswertmethode für Vorgänge“ die Option „Physikalisch abgeschlossen (%)“ aus.

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Hinweis: Es ist sehr wichtig, dass Sie die Einstellung vornehmen, bevor Sie anfangen das Projekt zu planen. Sollten es passiert sein, dass Sie das Arbeitspaket vor der Änderung erstellt haben, so ändern Sie die Berechnungsmethode in jedem Arbeitspaket separat. Die Berechnungsmethode wird nicht in bestehenden Arbeitspaketen übernommen.

Da das Feld ebenfalls ein Prozentsatzfeld ist, muss sich der Projektleiter im Vorfeld überlegen, nach welcher Methode (vergleichen Sie hier Artikel 2) er den Bemessungsgrad des EV eingeben möchte. In der Praxis hat sich hier die 0/100 Methode bewährt.

In meinem Beispiel werde ich nun zwei Arbeitspakete mit einer Dauer von Tagen planen. Ebenfalls werde ich die zwei Arbeitspakete in eine EA-Beziehung setzen. Gleichzeitig habe ich eine Ressource mit einem Standardstundensatz von 10€ angelegt und den jeweiligen Arbeitspaketen zugeteilt. Hieraus ergibt sich die folgende Ansicht.

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Nun haben wir gelernt, dass die Kennzahl für die PV – SKBA heißt. Also blenden wir die Spalte SKBA ein. Gehen Sie hierzu mit der Maus auf den Tabellenkopf. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Spalte Einfügen“. Wählen Sie die Spalte „SKBA“ aus. Wie Sie allerdings erkennen, ist die Spalte mit 0,00 Euro belegt.

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Woran liegt das? Nun wir haben im ersten Teil gelernt, dass es nötig ist mit reservierten Daten zu arbeiten. Dies haben wir aber immer noch nicht gemacht. Für Microsoft Projekt befinden wir uns immer noch in der Planungsphase. Um die geplanten Werte zu erhalten, müssen wir zuerst den Basisplan speichern. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Projekt“ und wählen Sie dort die Option „Basisplan festlegen“. Klicken Sie nun auf „OK“ und der Basisplan wird gespeichert.

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Nun wurden die „Geplanten Werte“ gespeichert und für jedes Arbeitspaket haben wir nun einen SKBA von 400€, da unsere Ressource, jeden Tag in der Woche á 8 Stunden für einen Stundensatz von 10 Euro verplant wurde. Hieraus ergibt sich – 8 x 5 = 40 x 10 Euro = 400 €.

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Als nächstes wollen wir uns nun die AC ansehen. Hierzu gehen wir wieder mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf, klicken auf die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü den Eintrag „Spalte hinzufügen“. Wählen Sie nun die Spalte mit dem Namen SKAA aus. Natürlich haben wir nun noch keine AC verursacht. Aus diesem Grund ändere ich den Wert des Arbeitspaketes 1 unter „% Abgeschlossen“ auf 100%. Wie Sie nun erkennen können, erhalten wir im Feld IKAA ebenfalls den Wert von 400 Euro.

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Jetzt wird es spannend. Was ist nun mit unserem Ertragswert? Hierzu blenden wir die Spalte SKAA ein, wohinter sich unser EV verbirgt. Um die Spalte einzublenden, gehen Sie genau so vor wie oben beschrieben, wählen Sie allerdings nun die Spalte „SKAA“ aus. Genau wie gewollt, ist der Wert bei 0 Euro.

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Gehen wir nun davon aus, dass wir die QM-Abnahme durchgeführt haben und einen EV von 100% buchen wollen. Hierzu müssen wir als erstes die Spalte „Physikalisch abgeschlossen %“ einblenden, da wir sonst keine Möglichkeit erhalten, den Wert einzugeben. Gehen Sie wie oben beschrieben erneut vor, um die Spalte einzublenden. Wählen Sie als Spaltennamen „Physikalisch abgeschlossen %“ aus. Geben Sie in der Zelle des abgeschlossenen Arbeitspaketes 100% ein. Wie gewünscht wird nun der Ertragswert mit 400 Euro im Feld SKAA angezeigt.

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Nun wollen wir noch testen, ob auch ebenfalls der Ertragswert mit 400 Euro gebucht wird, wenn wir die Dauer und die Leistung des Arbeitspaketes erhöhen. Hierzu ändere ich bei Arbeitspaket 2 die Dauer auf 6 Tage und setze dann den „%-Abgeschlossen Wert“ auf 100%. Nun hat unsere Ressource 6 Tage á 8 Stunden mit einem Stundensatz von 10 Euro gearbeitet. Hieraus ergibt sich ein IKAA von – richtig 480 Euro und der SKBA ist bei 400 Euro geblieben, denn den Wert haben wir ja geplant.

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Ebenfalls ist der SKAA bei 0,00 Euro geblieben, denn der Wert ist wird ja über die Eingabe im Feld „Physikalisch abgeschlossen %“ beeinflusst. Auch diesen Wert setzen wir jetzt auf 100%. Wie Sie sehen, wird der Wert auf 400 Euro eingesetzt.

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Bleiben uns nur noch die Werte CV, SV, CPI und SPI. Auch hier gehen Sie wie oben beschrieben vor und blenden die Spalten KA, KLI, PA, PLI ein. Die Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

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Auch hier können Sie erkennen, das die Berechnung richtig erfolgt. Wir haben in Teil 4 gelernt, dass sich der CV (KA) durch die Formel CV = EV – AC berechnet. In Project wäre das KA = SKAA – IKAA (KA = 400 Euro – 480 Euro). Hier erhalten wir die richtig berechneten -80,00 Euro. Die SV berechneten sich aus der Formel SV = EV – PV. In Project wäre das die Formel KLI = SKAA – SKBA (KLI = 400 Euro – 400 Euro). Hier erhalten wir die richtigen 0,00 Euro. Um den CLI und den SLI zu erhalten, brauchen wir jetzt nur die Formeln CLI = EV/AC, in unserem Fall KLI = SBAA / IKAA (KLI = 400/480) was den Wert 0,83 ergibt. Der PLI berechnet sich aus der Formel SLI = EV / PV. In unserem Fall nun die Formel PLI = SKAA/SKBA (PLI = 400/400). Das Ergebnis hier ist auch die 1.

Natürlich war dieses Beispiel sehr marginal. Bei großen Projektplänen wird die Verwaltung allerdings gegenüber Excel sehr vereinfacht, da nur noch die Werte bei „% Abgeschlossen“ und „Physikalisch abgeschlossen %“ gepflegt werden müssen. Ich hoffe Ihnen hat der Ausflug in die Welt der Ertragswertanalyse gefallen.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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