Project Online – Automatisierung leichtgemacht

Ich werde immer wieder bei vielen Beratungsgesprächen gefragt, ob es möglich ist, dass E-Mails von Project Server bzw. Project Online versendet werden wenn zum Beispiel ein neues Projekt bzw. eine neue Aufgabe in einem Projektplan erstellt werden. Nun – grundsätzlich muss unterschieden werden, on ich eine OnPremise Lösung betreibe oder eine Cloud-Lösung. In der OnPremise Welt kann ich die Konfiguration der Benachrichtigungen über die Option „Meine Warnungen und Erinnerungen verwalten„ einstellen. Grundvoraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Project Server richtig konfiguriert wurde. In der Cloud-Welt war das nicht ganz so einfach. Bisher gab es keinerlei Optionen aus dem Hause Microsoft. Nun seit einiger Zeit gibt es das Produkt „Flow“ womit es möglich ist, Workflows zu erstellen und als Trigger Microsoft Project Online zu benutzen. Der Vorteil bei Flow ist, dass ich keine weitere Entwicklererfahrung benötige.

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Hinweis: In meinem Tenant hat Flow mit der Integration von Project Online nicht funktioniert. Von einem MVP Kollegen weiß ich, dass auch er schon Probleme gehabt hat. Daraufhin hatte ich mit dem Microsoft-Support ein längeres Ticket offen, worauf ein Update von Seiten Microsoft eingespielt wurde seitdem funktioniert es ohne Probleme.

Grundsätzlich muss man wissen, was drinbleibt, bleibt drin. Bedeutet – sollten Sie sich dazu entscheiden, Aufgaben mit Ihrem Kalender zu synchronisieren, können Sie dies gerne machen. Allerdings werden die Aufgaben nicht gelöscht, sobald Sie diese im Projektplan löschen – bzw. updaten. Ebenfalls sollten Sie konzeptionell überlegen, ob Sie Termine in Ihren persönlichen Kalender synchronisieren wollen oder sich dazu entscheiden, einen zusätzlichen Kalender anzulegen. Darüber hinaus haben Sie eine Fülle von Möglichkeiten der Automatisierung, da Sie auf fast das Ganze Arsenal von Office 365 zugreifen können. In meinem Beispiel werde ich beschreiben, wie Sie eine E-Mail erhalten, sobald ein Projekt innerhalb von Project Online erstellt wird.

Bevor Sie Flow nutzen können, müssen Sie sich einmal hierzu an Flow anmelden. Da Flow ein kostenloser weltweiter Dienst ist, können Sie Ihre Nutzer nicht an der Nutzung hindern. Allerdings entstehen durch die Nutzung von Flow keine weiteren Kosten für Ihre Organisation. Sollte Ihre Organisation DPL (Data Loss Provinsion) nutzen wollen, so besteht die Möglichkeit die Conectoren freizugeben, damit keine Firmendaten in ungewünschte Orte gespeichert werden können.

Anlegen des FLOW

Melden Sie sich nun an Ihrem Office 365 Tenant an. Auf der Anmeldeseite klicken Sie auf „Flow“. Klicken Sie nun im oberen Bereich auf „Meine Flows“. Und klicken Sie dann in der oberen rechten Ecke die Option „Ohne Vorlage neu erstellen“.

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Klicken Sie nun in das Feld „Flowname“ und tragen Sie dort den Namen „Project Online E-Mail Information“ ein.

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Als nächstes müssen Sie einen Connector angeben. In unserem Fall benötigen wir den Project Online Connector. Sie können nun einmal den Connector suchen oder Sie geben einfach im obigen Suchfeld den Namen „Project Online“ ein. Danach wird Ihnen der entsprechende Connector angeboten. Gleichzeitig werden Ihnen im unteren Bereich die dazugehörigen „Trigger“ angeboten, was bedeutet – welche Aktion soll den Workflow auslösen. In meinem Fall wähle ich den „Trigger“ –„Project Online – Beim Erstellen eines neuen Projektes“ aus.

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Im nächsten Schritt benötigen Sie die URL der PWA. Bitte beachten Sie, dass Link einschließlich PWA angegeben werden muss (https://BOBWelt.sharepoint.com/sites/pwa/).

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Tipp: Wenn Sie auf das Hamburgermenü (…) in der oberen rechten Ecke klicken, erhalten Sie im Kontextmenü weitere Optionen. Hier können Sie zum Beispiel einen zusätzlichen Kommentar einfügen oder aber den angegebenen Triggernamen umbenennen.

Als nächsten Schritt müssen wir nun angeben, was Flow – nachdem ein neues Projekt innerhalb von Project Online angelegt wurde, durchführen soll. In meinem Beispiel möchte ich, dass Flow mir einfach nur eine E-Mail sendet. Hierzu müssen wir nun eine „Aktion“ hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf den Button „Neuen Schritt“ hinzufügen und wählen Sie dann im daraufhin öffnenden Menü die Option „Aktion hinzufügen“. Klicken dann auf das Outlook-Symbol und wählen Sie dann „Office 365 – Outlook – E-Mail senden“ aus.

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Als nächstes können Sie nun die Informationen eingeben, die Sie wünschen. Klicken Sie nun in die Spalte „An“. Wie Sie erkennen können, geht nun auf der rechten Seite ein Fenster auf, in dem Ihnen verschiedenste Variabel angeboten werden, die Flow von Project Online übergeben werden. Dies ist sehr praktisch, da Sie nun flexible Texte erstellen können. Im Feld „An“ brauchen wir noch keine Umgebungsvariabel, die benötigen wir erst im nächsten Step. Geben Sie aus dem Grund nur die gewünschte E-Mail Adresse des Empfängers ein. Klicken Sie als nächstes in die Zeile Betreff. Geben Sie nun den gewünschten Text ein. In meinem Beispiel habe ich auch gleich die erste Variable eingebaut (Projektname). Natürlich können Sie hier jeden beliebigen Text nehmen. Tragen Sie nun noch einen gewünschten Text im Feld „Text“ ein.

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Klicken Sie anschließend auf Flow speichern. Wechseln Sie nun wieder in die PWA und erstellen Sie ein Testprojekt. Speichern Sie dann das Project in Project Server ab. Wechseln Sie danach in Outlook und überprüfen Sie, ob Sie E-Mails erhalten haben.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es Flow in drei Lizenzen gibt „Free“, „Flow-Tarif-1“ und „Fow-Tarif-2“. Wo liegt der Unterschied? In der Free-Version haben Sie 2000 Ausführungen pro Monat, eine unbegrenzte Anzahl an Flows. Die Ausführung erfolgt alle 5 Minuten. Im Tarif-1 haben Sie 4500 Durchläufe und der Flow wird alle 3 Minuten ausgeführt. In der Tarif-2 Version haben Sie 15.000 Ausführungen und der Flow wird alle 60 Sekunden durchgeführt.

Aus dem Grund müssen Sie etwas Geduld haben, bis die E-Mail eintrifft. Sollten Sie Fragen bei der Einführung von Flow haben – so stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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