Urlaubszeiten in Gantt-Diagramm anzeigen – Teil 1

Innerhalb von Microsoft Project können Sie die Urlaubstage einer Ressource direkt in den Ressourcenkalender eintragen. Prinzipiell eine gute Sache. Allerdings gibt es bei der Nutzung ein Problem, sollte ein Projektleiter einer Ressource einen Urlaub innerhalb des Ressourcenkalender zuteilen und ist diese Ressource gleichzeitig einem Arbeitspaket zugeteilt, verschiebt sich das Arbeitspaket um die Dauer des Urlaubes. So soll es auch sein – aber schnell vergisst man den Grund für die Verschiebung oder aber der Urlaub wurde durch eine andere Ressource hinzugefügt, genau dann weiß ich eventuell gar nicht, warum es zu einer Verschiebung kommt. Leider gibt es keine Möglichkeit sich die Urlaubstage zu einer Ressource anzuzeigen. Genau hierzu habe ich mir lange überlegt, wie man dieses Problem lösen kann. Ich habe eine Lösung erarbeitet, die ich gerne in dieser Blog-Reihe vorstellen möchte. Leider ist dieses Beispiel nicht ganz einfach, denn wir müssen hier zu VBA greifen und uns selber eine Lösung erstellen. Genau aus dem Grund gibt es eine Blog-Reihe. In diesem Teil werden wir die Test-Datei erstellen und anlegen. In zweiten Teil werden die benötigten User-Forms erstellen und im dritten Teil werden wir den benötigten Code erstellen, um dann diesen mit den erstellten User-Forms zu nutzen.

Lab-Umgebung

Um dieses Beispiel in meiner Blog-Reihe nachzustellen, benötigen Sie eine Project 2016, Project Online Professional 2016 oder kleiner. Getestet habe ich dieses Szenario in Project 2016 sollte aber auch bei älteren Versionen funktionieren. Des Weiteren benötigen Sie die Aktivierung der „Entwicklertools“. Die Aktivierung können Sie unter „Datei -> Optionen -> Entwicklertools“ durchführen.

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Ebenfalls benötigen Sie eine Test-Datei mit den folgenden Inhalten. Öffnen Sie Microsoft Project und geben Sie 3 Arbeitspakete (automatisch geplant) mit einer Dauer von 5 Arbeitstagen ein. Setzen Sie dann die Arbeitspakete in eine Abhängigkeit (Task 1 – Nachfolger 0, Task 2 – Nachfolger 1, Task 3 – Nachfolger 2). Achten Sie darauf, dass der Task 1 an einem Monat beginnt, so das Sie eine Projektlaufzeit von 3 Wochen erhalten. Ihre Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

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Als nächstes benötigen wie noch Ressourcen. Wechseln Sie hierzu auf die Ressourcen-Tabelle. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Vorgang“ und wählen Sie dann den Button „Gantt-Diagramm“. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Ressource: Tabelle“ aus. Tragen Sie hier nun drei Ressourcen ein. In meinem Beispiel nenne ich diese Bob, Heppo und Buddel. Natürlich können Sie die Namengebung frei wählen. Ansonsten brauchen wir keine weiteren Einstellungen vorzunehmen.

Hinweis: In meinem Beispiel arbeite ich mit dem Standard-Ressourcenkalender. Sollten Sie mit benutzerdefinierten Ressourcenkalendern arbeiten, so wird dieses Beispiel nicht funktionieren. Sollten Sie weitere Fragen bzgl. Anpassungen haben, so stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihre Ressourcen Tabelle sollte nun wie folgt aussehen:

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Teilen Sie nun im letzten Schritt die Ressourcen den entsprechenden Arbeitspaketen hinzu. Wechseln Sie hierzu auf die Ansicht „Gantt Diagramm“. Klicken Sie in der Ribbon auf Gantt-Diagramm und wählen Sie dort im Kontextmenü die Ansicht Gantt-Diagramm. Teilen Sie nun dem Task 1 die Ressource Bob, dem Task 2 die Ressource Buddel und dem Arbeitspaket Task 3 die Ressourcen Bob und Heppo zu. Ich habe dem Task 3 extra zwei Ressourcen zugeteilt, weil dies in unserem weiteren Beispiel eine Besonderheit darstellt. Ihre Ansicht müsste nun wie folgt aussehen.

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Speichern Sie nun die Datei ab. In unserem nächsten Teil, werden wir nun die User-Forms (Masken) anlegen.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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