Fragen und Antworten zum Webinar „Agiles Projektmanagement mit Office 365“

In diesem Beitrag habe ich die Fragen aus dem Webinar „Agiles Projektmanagement mit Office 365“ rund um agiles Projektmanagement mit Microsoft Planner zusammengeschrieben.

Um die Aufzeichnung anzusehen klicken sie bitte <hier>.

F: Was ist ein Rollenkonzept?
A: Bei einem Rollenkonzept werden die Berechtigungen nicht an bestimmte Personen gebunden, sondern an deren Funktion innerhalb der Organisation. Dies ist vergleichbar mit einem Gruppenkonzept.

F: Kann ein Rollenkonzept aus einem SharePoint Server übernommen werden?
A: Nein. In Microsoft Planner können Sie nur eine Gruppe innerhalb des Planner-Templates unter GroupCreationAllowedGroupId angeben. Dadurch können Mitglieder der Gruppe Pläne erstellen. Ein granulares Berechtigungssystem wie zum Beispiel in SharePoint ist somit zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich.

F: Gibt es Stand heute Microsoft Planner in der Microsoft Cloud Deutschland?
A: Zum jetzigen Zeitpunkt (20.03.2018) gibt es Planner noch nicht in der Microsoft Cloud Deutschland.

F: Können bei Teams inzwischen externe Projektteilnehmer (Kunden) eingebunden werden?
A: Seit April 2018 können in Teams auch externe Teilnehmer – selbst mit einem nicht registrierten Office 365 Account (z. B.: hotmail.com) in Office 365 Teams eingebunden werden. Wichtig hierbei ist nur, dass es sich um eine E-Mail-Adresse handelt, die einem Microsoft-Konto zugeordnet ist, damit Microsoft die Authentifikation überprüfen kann.

F: Lässt sich Microsoft Planner auch mit VSTS (Visual Studio Team Services) verknüpfen?
A: Nein, zum jetzigen Zeitpunkt gibt es keine Verknüpfungsmöglichkeiten.

F: Gibt es eine Möglichkeit mit Planner eine Art Projektplan im Sinne einer monatlichen (o. ä.) Übersicht darzustellen?
A: Grundsätzlich können Sie den Projektverlauf in einem Kalender einsehen. Für die Darstellung von Projekten – zum Beispiel in einem Gantt-Chart, benötigen Sie Microsoft Project bzw. Project Online.

F: Sind Sprints sinnvoll darstellbar? Wenn man, wie im Beispiel gerade, die Buckets dafür nutzt, wie sieht das dann in Sprint 10 aus? Wird das nicht total unübersichtlich?
A: Je mehr Informationen dargestellt werden müssen, desto herausfordernder wird eine übersichtliche Darstellung. Microsoft Planner ist für die Planung von Sprints geeignet, für eine bessere Übersicht ist ein großer Bildschirm mit entsprechender Auflösung zu empfehlen.

F: Ist eine Darstellung der Kurzbeschreibung und der Checkliste auf der Kachel möglich?
A: Nein. Bisher können Sie neben dem Titel einer Aufgabe entweder die Beschreibung oder die Checkliste darstellen. Sie können aber zusätzlich über die Schnellzugrifffunktion weitere Inhalte einer Aufgabe einsehen.

F: Kann ich die Auslastung der Ressource in Planner sehen?
A: Nein. Diese Funktionalität ist in Project Online vorhanden.

F: Können Sie die Vorteile/Nachteile gegenüber TFS (Team Foundation Server) in 3 Sätzen erläutern?
A: Die Funktionsweise und Arbeitsweise ist eine komplett andere als unter TFS. Es gibt auch keine Synchronisation beider Produkte.

F: Wo kann man die WiP-Limits hinterlegen, einstellen und anzeigen?
A: Das WiP-Limit (Work in Progress) kann man nicht gesondert festlegen. Praxis-Tipp: Übernehmen Sie die Anzahl in den Bucketnamen.

F: Ich finde Planner nur in meiner Office 365 Business Premium Version auf der Online-Oberfläche. Wie installiere ich Planner auf dem Desktop?
A: Eine Planner App für Windows steht aktuell nicht zur Verfügung. Nur Apple (iOS)- oder Android-Nutzer können die App Microsoft Planner aus den jeweiligen App-Stores beziehen oder direkt über die Office 365-Website herunterladen.

F: Wenn über Planner eine AD (Active Directory)-Gruppe und ein SharePoint WS angelegt werden, kann ich diese auch mit Teams verwenden?
A: Ja. Pläne die Planner erstellt oder die aus Teams heraus erstellt werden, können miteinander verknüpft werden.

F: Unterstützt Planner Templates?
A: Templates können Sie über Office 365 Graph in Kombination mit der PowerShell erstellen.

F: Genial wäre, wenn ich mir Aufgaben aus Planner als Blocker in Outlook setzen könnte. Funktioniert das?
A: Aufgaben werden zum jetzigen Zeitpunkt nicht mit Outlook oder To-Do synchronisiert. Das liegt daran, dass die jetzige Integration innerhalb von Office 365 Groups nur die Chat-Funktionalität und das Ablegen von Dokumenten innerhalb der SharePoint-Technologie ermöglicht. Allerdings können einige Informationen über Flow automatisiert werden.

F: Wenn man eine Aufgabe als „complete“ markiert, wird der Text durchgestrichen. Kann man das ändern und z. B. diese Aufgabe mit einer bestimmten Farbe markieren, ohne den Text durchzustreichen?
A: Nein, Sie können keine Formatierungen an Texten innerhalb der Felder vornehmen. Jede Aufgabe können Sie farblich markieren, hierzu stehen Ihnen 6 Farben zur Auswahl.

F: Wie funktioniert das Zusammenspiel von Planner-Tasks und Kalender-Terminen z. B. für Task-Deadlines?
A: Zurzeit werden noch keine Termine von Planner mit Exchange synchronisiert. In der Planner-Oberfläche wird eine eigene Kalenderansicht zur Verfügung gestellt, in der alle Aufgaben dargestellt werden. Sie können aber Teile der Bereitstellung über Office 365 Flow automatisieren.

F: Ist die Vorgabe, dass nur zwei Termintickets gleichzeitig den Status „bearbeitet“ haben dürfen, nur ein fiktives Beispiel? Oder wird das vom System so vorgegeben?
A: Das Work-in-Progress Limit ist hier als Beispiel gedacht. Grundsätzlich sagt man, dass eine Person am Tag max. 2 WiP’s (Work in Progress) schafft. Natürlich ist dieser Wert nicht fixiert und muss für jede Organisation angepasst werden. Oft können die Werte aus einem Analogieverfahren gewonnen werden.

F: Gibt es eine E-Mail-Benachrichtigung für den Admin bzw. Leiter, auch wenn er nicht dieser Aufgabe zugeordnet ist, damit er erfährt, wenn der Mitarbeiter die Aufgabe erledigt hat?
A: Nein. Der Status der jeweiligen Aufgaben kann nur über die Gruppierungseigenschaften in der Planner-Oberfläche eingesehen werden. Hier können Sie aber auch einige Automatisierungen über Office 365 Flow realisieren.

F: Wo sehen Sie die Abgrenzung zwischen Project, Planner und To-Do, d. h. was sollte z. B. in To-Do geplant werden und was in Planner?
A: In Microsoft To-Do sollten alle Aufgaben geplant werden, die einen geringen Zeitansatz benötigen. Als grober Richtwert gilt für mich immer ein Zeitansatz von 10 Minuten. Alle weiteren Aufgaben werden dann in Planner in der Spalte „Backlog“ aufgenommen und nach meinem Beispiel bearbeitet. Microsoft Project Online ist ein Projektmanagement-Tool, das es ermöglicht, neben der Darstellung des Projektverlaufes ebenfalls auch das Ressourcenmanagement, sowie ein Portfoliomanagement abzudecken.

F: Kann man Abhängigkeiten zwischen Plänen herstellen? Beispielsweise: Projekt A wartet auf den Abschluss von Aufgabe 8 von Projekt B.
A: Nein, diese Funktionalität geht nur mit Project Online.

F: Wie können in Planner mehrere Sprints und ein globales Backlog abgebildet werden?
A: Ein Backlog existiert immer zu einem Projekt. Sie können mehrere Sprints über mehrere Buckets verteilen.

F: Kann man nach Tickets filtern, die einer Person X zugewiesen wurden?
A: Ja, ganz einfach über die neue Filterfunktionalität in Microsoft Planner.

F: Welche Reglementierungen gibt es in Planner (Gesamtanzahl Tickets, Gesamtanzahl je Person oder Buckets o. ä.)?
A: Es gibt keine Einschränkungen.

F: Kann man einstellen, dass der Status „in Arbeit“ automatisch gesetzt wird, wenn man das Ticket in den Bucket „in Arbeit (WiP 2)“ schiebt?
A: Nein, das muss man händisch durchführen.

F: Kann man hier auch Vorlagen für neue Pläne und Aufgaben anlegen?
A: Ja, das ist möglich. Hierzu muss in Planner ein Beispielplan erstellt werden. Danach können über Office 365 Graph die jeweiligen Eigenschaften des Plans – z. B.: Buckets, Aufgaben oder Ressourcen – ausgelesen werden. Anschließend kann ein PowerShell-Skript erstellt werden, welches den Beispielplan als neuen Plan anlegt.

F: Was ist der Unterschied zwischen dem Status innerhalb eines Tickets und den Buckets, die von uns als „in Arbeit“ definiert wurden?
A: Tickets, die „In Arbeit“ gezogen werden, sind für mich leichter zu Identifizieren. Das bedeutet aber nicht, dass jetzt im Moment schon an dem Ticket gearbeitet wird. Wenn ich das Ticket auf „In Arbeit“ setze, wird mir dies innerhalb der Auswertung als „In Arbeit“ angezeigt und kann somit auch im Reporting genutzt werden. Ebenfalls lassen sich so innerhalb einer Abteilung leichter Engpässe identifizieren.

F: Kann man die Kommentare bearbeiten?
A: Anders als bei Teams, können Sie zum jetzigen Zeitpunkt keine Kommentare nachträglich bearbeiten oder löschen.

F: Gibt es eine Historie darüber, wer wann was gemacht hat?
A: Nein, das wird auch nicht benötigt, da dies bei KANBAN die Methode an sich löst. Hier werden regelmäßige Meetings durchgeführt, um den aktuellen Status zu besprechen. Sollen diese Meetings toolgesteuert durchgeführt werden, kann Sie Office 365 Teams sehr gut unterstützen.

F: Wann kommt denn die Integration der Aufgaben in Outlook?
A: Es ist jetzt schon möglich Aufgaben von Planner über Flow in Outlook zu automatisieren.

F: Kann ich Aufgaben von einem Plan in einen anderen verschieben?
A: Das geht nicht über die GUI, sondern nur über Office 365 Graph in Kombination mit der PowerShell.

F: Gibt es eine Möglichkeit, die Zeit (Dauer) pro Ticket/Karte zu erfassen?
A: Nein, das ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht möglich.

F: Ich habe gerade bemerkt, dass die Menüleiste „Board, Diagramme, Zeitplan, Filter, …“ nur sichtbar ist, wenn man den Plan in Planner öffnet und nicht, wenn der Plan im Teams-Client verlinkt ist und man ihn im Team-Client ansieht.
A: Bitte überprüfen Sie die Version des Teams-Client. Die Funktion steht zur Verfügung.

F: Wird Planner in Zukunft mit Teams verknüpft?
A: Planner ist schon mit Teams verknüpft. Sie können aus Teams einen Planner-Plan erstellen oder einen bestehenden Plan mit einer Teamgruppe verknüpfen.

F: Kann ich einen Plan für eine bereits bestehende Office 365-Group erstellen, analog zu Teams?
A: Ja. Wichtig hierbei ist, dass es sich innerhalb des Azure ADs um den Gruppentyp „Office 365“ handelt. Als Mitgliedschaftstyp muss die Option „Zugewiesen“ verwendet werden und neben dem Gruppenbesitzer, die entsprechenden Mitglieder in der Gruppe existieren. Danach wird die Gruppe in Planner angezeigt. Je nach Browser muss der User noch einmal den Browser aktualisieren.

F: Kann man terminierte Aufgaben automatisch im Gantt von MS Project darstellen?
A: Nein, es ist nur möglich einen Task mit einer Aufgabe in Microsoft Project Online zu verknüpfen.

F: Aktualisiert sich die Länge des Balkens in Project in Abhängigkeit von den Termineinstellungen in Planner?
A: Nein, da es in Planner kein festes Anfangs- bzw. Enddatum gibt. Bei vielen agilen Methoden ist das auch irrelevant, da zum Beispiel in einem Sprint nur die Dauer (Idealtage) genutzt wird.

F: Wenn ich eine Aufgabe in einem öffentlichen Plan für jemanden anderen erstelle, wie bekommt diese Person mit, dass eine neue Aufgabe erstellt wurde? Und wird in der Aufgabe auch angezeigt, von wem die Aufgabe erstellt wurde?
A: Wenn eine Ressource einem Plan zugeteilt wird, erhält die Person eine E-Mail mit den Informationen des Plans und der Aufgabe. Der Ersteller ist in jeder Aufgabe einzusehen.

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Über T.Blankertz

Torben Blankertz lebt mit seiner Familie in Erkelenz im Kreis Heinsberg am linken Niederrhein. Hauptberuflich ist er bei der Firma Bechtle IT-Systemhaus Köln im Microsoft Competence Team als IT-Consultant im Enterprise-Segment tätig.Während seiner Ausbildung an der Akademie für Information- und Telekommunikationstechnik zu Essen entwickelte er seinen Schwerpunkt im IT-Controlling: Ermittlung von Projektfortschritten und dessen Wirtschaftlichkeit mit der Ertragswertanalyse (Earned Value). Während der Ausbildung war er als technischer Projektleiter bei einem Dienstleistungsunternehmen in der Umweltbranche tätig. Dort konnte er seine technische Expertise in den Technologien Linux, Microsoft und Citrix ausbauen und vertiefen. Nach der Ausbildung wechselte er in den Raum Köln, wo er als Projektmanager und Berater für Projektmanagement in den Bereichen ITC-Migrations- und ITC-Integrationsprojekte sowie Rollouts mit dem Schwerpunkt Microsoft Technologien eingesetzt wurde. Für die Abwicklung der Projekte war er federführend verantwortlich und richtete dabei seinen Fokus auf die Projktmanagementmethode PRINCE2. Seit 2006 richtet er sein Interesse auf die Umsetzung der Projektmanagementmethoden PRINCE2 und deren Umsetzung mit den entsprechenden Projektmanagementtechnologien aus. Bedingt durch diesen Fokus, ist er auch als Technologieberater für die Produkte: SharePoint und Project Server und deren benötigten Infrastruktur tätig. Seit 2008 doziert er an der Akademie für Informations- und Telekommunikationstechnik zu Essen in den Fächern IT-Controlling, IT-Qualitätsmanagement und IT-Risikomanagement sowie Microsoft Project.
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