Wunderlist vs. ToDo

Wenn man so in den sozialen Netzwerken, Forums oder User Groups unterwegs ist, wird viel über das neue Feature To-Do gelesen. Was ist aber Office 365 To-Do? Nach den ersten veröffentlichten Bildern erinnert To-Do sehr an Wunderlist. Wird Wunderlist eingestellt? Machen wir eine kurze Reise. Im Juni 2015 kauft Microsoft die Firma 6Wunderkinder, eine kleine Startup aus Berlin. 6Wunderlist war das Planungstool für persönliche Aufgaben und hat zusätzlich einen hohen Verbreitungsgrad bei Mac-Usern. Nachdem das App auch für Windows, Android und Apple angeboten wurde, erfolgte relativ kurzeitig die Integration in Outlook. Nachteil war allerdings immer, dass eine Authentifizierung nur über ein Microsoft-Account und nicht über ein Office 365 Account möglich war. Administrativ ein kleines Problem, denn somit ist der Account ein privat Account. Mit Office 365 To-Do wird die Lücke geschlossen. Somit kann man nun die Wunderlist Features rein in Office 365 nutzen. Office 365 To-Do steht bei den Lizenzen Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, Enterprise E3 und Enterprise E5 zur Verfügung.

Um die Preview zu testen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Melden Sie sich an Ihrem Office 365 Tenant als Administrator an. Wechseln Sie dann auf die Administrationsseite. Öffnen Sie die Option “Einstellungen” und wählen Sie dann die Option “To-Do Preview” aus.

SNAGHTML45aa4ed3

Aktivieren Sie nun die Option “Turn Microsoft To-Do Preview on or off for your organization” indem Sie den Sachalter auf “Ein” stellen und klicken Sie anschließend auf “Speichern”. Die erfolgreiche Aktivierung wird Ihnen dann angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass die vollständige Integration in Ihr Office 365 Tenant erst nach der Preview-Phase erfolgen wird. Sie können aber eine benutzerdefinierte Kachel erstellen, über die der User auf die Seite zugreifen kann.

SNAGHTML45aca4d8

Nachdem Sie das Feature aktiviert haben, können Sie sich über die Seite “https://todo.microsoft.com/today” mit Ihrem Office 365 Account anmelden. Ebenfalls ist es nach der Aktivierung möglich, sich mit den Apps für Android und Apple anzumelden. Das App für Windows, kann über den Store installiert werden. Leider ist der Funktionsumfang im Gegensatz zu Wunderlist noch sehr eingeschränkt.

Veröffentlicht unter Office 365, Projektmanagementtools | Verschlagwortet mit , , , , , , | Kommentar hinterlassen

Planner trifft Yammer

Sicherlich wird es der Ein- oder Andere schon gemerkt haben. Yammer-User können nun auch auf Planner zugreifen. Ich habe ja schon vor einiger Zeit über die Integration von Planner und Teams berichtet. Nun macht Microsoft den nächsten Schritt und implementiert Planner, SharePoint und OneNote in Yammer – oder anders herum Yammer in Planner.

image

Genau wie bei Teams erfolgte die Integration über Office 365 Groups. Dadurch wird in Planner ebenfalls eine Yammer Gruppe als Plan innerhalb von Planner angezeigt.

SNAGHTML5b232c4

Veröffentlicht unter Office 365, Planner, yammer | Verschlagwortet mit , , | Kommentar hinterlassen

Project Online will beim schließen immer eine Global.mpp Datei speichern

Beim letzten Update des Microsoft C2R Project Client (Project Online Professional & Project Online Premium) kommt es vor, dass das beim schließen des Clients Microsoft Project immer wieder die Global.mpp Datei im Verzeichnis “C:\Users\torben.blankertz\AppData\Roaming\Microsoft\MS Project\16\de-DE” speichern möchte.

Um das Problem zu lösen gehen Sie wie folgt vor. Schließen Sie den Microsoft Project Client (C2R) indem Sie den Task über den Taskmanager schließen. Wechseln Sie dann in das Verzeichnis: “C:\Users\torben.blankertz\AppData\Roaming\Microsoft\MS Project\16\de-DE” über den Datei-Explorer. Löschen Sie die sich dort befindliche Global.mpp. Starten Sie Microsoft Project C2R erneut. Das Problem sollte nun behoben sein. Have a lot of fun!

Veröffentlicht unter AddHoc, MS-Project, Project Online, Project Online Premium, Project Online Professional | Verschlagwortet mit , | Kommentar hinterlassen

Teil 3 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

Nachdem wir nun in dem letzten Artikel die Wichtigkeit bei der Bemessung des Fertigungsgrad eines Projekts gelernt haben, werden wir uns nun der Ertragswertanalyse widmen. Einer der wichtigsten Kennzahlen in der Ertragswertanalyse ist wie schon oben beschrieben der PV (Plan Value) oder auch Budgeted Cost for Work Scheduled (BSWS) genannt. Dieser erfasst alle Planaufwände innerhalb eines Projektes vor dem Projektstart und wird beim Start des Arbeitspaketes zu 100% der Kennzahl zu gebucht. Dem PV werden die Actual Cost (AC) oder auch Actual Cost of Work Performed (ACWP) gegenübergesetzt. Wie sie erkennen, werden diese homogen auf die Dauer des Arbeitspaketes verteilt. Als dritten Wert haben wir den EV (Earned Value) oder auch Budget Cost of Work Scheduled (BCWP). Das Besondere am EV ist, dass der EV erst bei einer 100%‘en Fertigstellung, in Höhe des PV die Arbeitspakte zu gebucht wird.

Ich habe in meinem folgenden Beispiel zwei Arbeitspakete in einer Zeitskala von einem Jahr erstellt. In der Zeile Start und Ende wird das geplante Start- und Enddatum eingetragen. Nachdem das Arbteitspaket gestartet wurde, werden die geplanten Aufwände zu 100% dem Monat zu gebucht, an dem das Paket gestartet wurde. In der Zeile PVcum werden dann die Werte kumuliert. Ebenfalls wird beim Start des Arbeitspaketes das aktuelle Datum in die Zeile Ist-Start-Datum zu dem dazugehörigen Monat eingetragen. Die Ist-Aufwände habe ich dann dementsprechend der Höhe in der Zeile Ist-Aufwände homogen eingetragen. Die Spalte Ist-Aufwändecum berechnet die Gesamtaufwände. Sobald ein Arbeitspaket abgeschlossen wurde, wird das Datum in der IST-Ende eingetragen und in der Zeile Ertragswert der volle Betrag der des PV eingetragen. Wie Sie bei Arbeitspaket A erkennen können, habe ich das Arbeitspaket einen Monat zu spät abgeschlossen. Aus diesem Grund wurde in der Zeile Ertragswert der Planwert erst einen Monat später gebucht. Im Gegensatz dazu wurde das Arbeitspaket B pünktlich abgeschlossen und der Wert wurde wie geplant im Dezember gebucht.

clip_image001

Hieraus ergibt sich dann die folgende Darstellung in einem Diagramm. Die grüne Linie repräsentiert den PVcum über den gesamten Projektverlauf. Die orange Line zeigt meine aktuellen Kosten innerhalb meines Projektes. Wie Sie sehen, lief das Projekt nicht gerade optimal, da wir mehr Kostenverursacht haben als geplant und die graue Linie zeigt meinen Ertragswert innerhalb meines Projektes. An diesem ist zu erkennen, dass bis einschließlich Mai keine Arbeitspakete fertigstellt wurden und erst im Juni die erste Rückmeldung erfolgte. Natürlich treffen sich zum Ende des Projektes die Linie Ertragswertcum und PVcum sobald alle Arbeitspakete beendet wurden.

clip_image003

Veröffentlicht unter MS Project 2007, MS Project 2010, MS-Project, Project 2003, Project 2013, Project 2016, Project Online, Project Online Professional | Verschlagwortet mit , , | Kommentar hinterlassen

PowerShell Modul–AzureADPreview V2 bereitstellen

Um die neusten Features innerhalb von Office 365 und Azure testen zu können, benötigen Sie für alle Produkte eigentlich immer die neusten PowerShell-Module. Diese können relativ einfach mit dem PowerShell Befehl “Install-Module –Name” bereitgestellt werden. Allerdings ist dies beim aktuellen PowerShell Modul für AzureADPreview nicht ganz so einfach. Sollten Sie versuchen mit dem Befehl “Install-Module –Name AzureADPreview” die Installation vorzunehmen, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung:

“PackageManagement\Install-Package : A command with name ‚Add-AzureADApplicationOwner‘ is already available on this system. This module ‚AzureADPreview‘ may override the
existing commands. If you still want to install this module ‚AzureADPreview‘, use -AllowClobber parameter.”

image

Um erfolgreich das Modul “AzureADPreview” zu installieren, gehen Sie wie folgt vor. Öffnen Sie die PowerShell oder die PowerShell ISE als Administrator. Laden Sie dann das PowerShell AzureADPreview Modul lokal herunter. Legen Sie hierzu einen Ordner auf Ihrer Festplatte an. In meinem Beispiel “C:\PSModule”.

Hinweis: Alternativ können Sie das Modul auch direkt in das Modulverzeichnis der PowerShell herunterladen. Der Pfad wäre dann: “C:\Program Files\WindowsPower Shell\Modules\”.

Geben Sie danach den folgenden Befehl ein, um das Module herunterzuladen: “Save-Module -Name AzureADPreview -Path c:\PSModule”.

image

Schließen Sie nun die PowerShell bzw. die PowerShell ISE. Öffnen Sie den Explorer und wechseln Sie in den  Download-Ordner. Kopieren Sie den Ordner “AzureADPreview” in das Verzeichnis “C:\ProgramFiles\WindowsPowerShell\Modules\”.

SNAGHTML3a092a9

Öffnen Sie erneut die PowerShell oder PowerShell ISE als Administrator. Geben Sie dann den Befehl “Install-Module –Name AzureADPreview” für die Installation des Moduls ein. Die erfolgreiche Installation sollte nun wie folgt aussehen. 

image

Laden Sie das Modul. Geben Sie hierzu den Befehl: “Import-Module -Name AzureADPreview” ein und prüfen Sie mit dem Befehl “Get-Module” ob das Module ordnungsgemäß geladen wurde. Wie Sie nun erkennen, wird das Modul wie gewünscht geladen.

image

Verbinden Sie sich jetzt mit Ihrem Azure-Tenant. Geben Sie den Befehl “Connect-AzureAD” ein.  Nun öffnet sich die Eingabeaufforderung für den Benutzernamen und das Kennwort. Geben Sie beides ein. Sie werden nun verbunden.

image

Veröffentlicht unter Azure | Verschlagwortet mit , | Kommentar hinterlassen

Teil 2 – Ertragswertanalyse mit Microsoft Project Online Professional und 2016

Heute fangen wir nun mit den Grundlagen an. Gehen wir davon aus, Sie wollen ein Projekt planen. Sie haben die zu erbringenden Leistungen in Arbeitspakete strukturiert, haben die dazugehörigen Abhängigkeiten gesetzt und das Ganze noch in verschiedene Phasen unterteilt. Gleichzeitig haben Sie sich noch Gedanken darübergemacht, welche Ressource zum richtige Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung stehen kann. Dann haben Sie schon einmal einen sauberen Grundstein für Ihr Projekt gelegt. Eine saubere Planung ist schon einmal für den Projektleiter die halbe Miete. Denn somit können Sie alle weiteren Arbeiten leichter durchführen.

Gelernt und Gemerkt: Je granularer Sie ein Projekt planen, desto besser können Sie das Projekt steuern. Dies ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Durchführung der Ertragswertanalyse.

Geht man nun von der reinen Lehre aus, ist hierzu ein Projektstrukturplan nötig aus dem dann eine entsprechende Arbeitspaketbeschreibung und darauf folgend der Netzplan zum Beispiel in Form eines Gantt-Diagramms erstellt wird. Wichtig herbei ist, dass Sie die Plankosten mit in die Projektplanung aufnehmen. Hierdurch erhalten Sie nämlich Ihre erste Kennzahl, die Plankosten (Plankosten/PV). Im späteren Projektverlauf können Sie dann die Plankosten mit den IST-Projektkosten vergleichen. Ebenfalls muss es möglich sein, die geplanten Werte (Dauer, Aufwände und Plankosten) zu speichern, um an unterschiedlichen Punkten innerhalb des Projektverlaufes wieder heranziehen zu können.

Gelernt und gemerkt! Hier kommt schon die erste Besonderheit bei der Durchführung der Ertragswertanalyse mit Microsoft Project. Microsoft Project ermöglicht es nur die Kosten aufgrund der zugeteilten Ressourcen mit deren Stundensätze zu ermitteln. Dadurch muss eine saubere Ressourcenplanung in Microsoft Project inkl. den zugrundeliegenden Stundensätzen erfolgen!

Grundlagen der Fertigungsmessung

Eines der größten Fehler innerhalb des Projektmanagements ist die Berechnung des angeblichen Fertigstellungsgrades in einem Projekt. Ich möchte an dieser Stelle ein kurzes Beispiel geben. Gehen wir davon aus, Sie besitzen ein Arbeitspaket welches eine geplante Dauer von 10 Tagen und einen geplanten Aufwand von 80 Stunden besitzt. Nun sind auf dem Arbeitspaket schon 70 Stunden gebucht wurden. Viele Projektleiter rechnen nun 70 / 80 * 100, was uns die Auskunft der Erkenntnis geben würde, dass wir zu 87,5% fertig sind! Ist dies so? Gehen wir zunächst einmal auf die Gewinnung des Fertigstellungsgrades eines Arbeitspaketes ein. Was wollen wir mit der oben genannten Rechnung erreichen? Eigentlich möchte ich als Projektleiter die Information erhalten, sind wir innerhalb der geplanten Aufwände in Hinsicht der geplanten Dauer eines Projektes. Was wir also als erstes benötigen, ist ein Indikator, ob die erbrachten Aufwände innerhalb des Arbeitspaketes im Einklang zu den erbrachten Zielen stehen. Um diese Information zu erhalten, benötigten wir als erstes ein Verständnis über den Unterschied zwischen Fertigstellungsgrad (FG) eines Arbeitspaketes und dem Bemessungsgrad (BG). Was ist nun der Bemessungsgrad eines Arbeitspaketes? Um den Bemessungsgrad zu erhalten, benötigen wir eine weitere Information zum Beispiel aus dem Projektqualitätsmanagement. Die Frage die hier beantwortet werden sollte – sind die erbrachten 70 Stunden auch qualitativ erfüllt worden oder braucht eine Ressource eventuell mehr- oder weniger Aufwände, um das geplante Ziel zu erreichen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Abnahmen in die Projektplanung einzubinden und natürlich viel wichtiger – diese auch durchzuführen. Jetzt gibt es in der Praxis allerdings einige Probleme mit der Bewertung. Nämlich – wie bewerte ich den Bemessungsgrad? In der Theorie findet man hierzu einige Ansätze. Die erste Methode ist die 50/50 Regelung. Hierbei wird ein geplantes Arbeitspaket mit 0% bewertet, ein angefangenes Arbeitspaket erhält die Wertung 50% und ein abgeschlossenes Arbeitspaket 100%. Weiterhin findet man die 0/100 Methode. In dieser werden geplante Arbeitspakete mit 0% bewertet. Weitere Bemessungsgrade gibt es nicht und nur ein abgeschlossenes Arbeitspaket erhält die 100%. Als letzte Methode gibt es die relative Methode, in dieser der ständige Bemessungsgrad (FG) überprüft wird. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, wichtig ist zu verstehen, dass es einen Unterschied zwischen Bemessungsgrad (BG) und Fertigungsgrad (FG) gibt und beide Werte innerhalb des Projektes gepflegt werden müssen.

Nun können Sie aus den beiden Kennzahlen (BG und FG) den Aufwandertragsgrad (AWEG) des Arbeitspaketes ermitteln. Wen wir aus unserem oben genannten Beispiel von einem FG von 50% ausgehen, erhalten wir einen AWEG von 0,58 (50/87,5). Genau diese Kennzahl ist nun unser erster Steuerparameter. Ist der Wert <100 haben wir innerhalb des Arbeitspaketes ein Problem, ist der Wert >= 100, können wir uns als Projektleiter entspannt zurücklehnen, denn das Arbeitspaket hat kein Problem.

clip_image002Wie verhält sich diese Erkenntnis auf die Bewertung des gesamten Fertigungsstellungsgrades eines Projektes? Wie schon am Anfang beschrieben, reicht es nicht aus, die Summe der gesamten Planaufwände (PV) durch die Summe des gesamten Bemessungsgrades (BG) zu dividieren. Um den tatsächlichen Fertigungsgrad zu ermitteln, ist es wichtig, die Dauer der einzelnen Arbeitspakete in Hinsicht an den kompletten Aufwand eines Projektes zu gewichten. Sollte ein Projekt einen gesamten Aufwand von 350 Arbeitstagen (PT) haben, trägt ein Arbeitspaket mit 100 (PT) mehr zur Erfüllung des Projektes bei, als ein Arbeitspaket mit 25 Tagen. In meinem Beispiel (Abbildung 1) habe ich einmal ein Projekt mit 5 Arbeitspaketen geplant. Dadurch, da die kleineren Arbeitspakete schon einen Fertigungsgrad von 100 Prozent besitzen, ist der Gesamt-Fertigungsgrad (komplett) auch relativ hoch bei 70%. Der Gesamt-Fertigstellungsgrad(Gewichtet) liegt aber nur bei 37%, da hier die Gewichtung der einzelnen Arbeitspakete mit deren Aufwand mit Anteil an dem Projektgesamtplanwert betrachtet wurde. Somit hat das Projekt unter der Berücksichtigung der Gewichtung der einzelnen Arbeitspakete einen Gesamt-Fertigstellungsgrad von 37%.

Veröffentlicht unter Microsoft Project Online, MS-Project, Project 2003, Project 2013, Project 2016, Project Online Professional | Verschlagwortet mit , | Kommentar hinterlassen

Project Online Projektanzahl wurde erhöht

Bisher war es von Microsoft nur empfohlen bis zu 5000 Projekte innerhalb einer PWA zu speichern. Leider sind gerade größere Organisationen immer wieder mit dieser Einschränkung an Ihre Grenzen gestoßen. Nun hat Microsoft die Anzahl der zulässigen Projekte innerhalb einer PWA auf 30.000 erhöht. Ebenfalls wurde die Performance für den Zugriff über die OData-Schnittstellen erneut optimiert.

Veröffentlicht unter MS-Project, Project Online Premium, Project Online Professional | Verschlagwortet mit , | Kommentar hinterlassen